Корпоративна пошта: архівація (тіньове копіювання) вхідних і вихідних повідомлень

1. Контроль за діями співробітників
2. Можливість відновлення листування
3. Архівація пошти з юридичної точки зору
4. Технічна реалізація копіювання листування
5. висновок

Під архівацією або тіньовим копіюванням всієї вхідної та вихідної корпоративної електронної пошти мається на увазі автоматичне створення копії кожного вступника з \ на адреси повідомлення незалежно від дій самого одержувача / відправника. Копіювання, як правило, проводиться на окрему поштову скриньку корпоративного домена, при цьому заголовки «Від», «Кому» і тіло повідомлення залишаються вихідними. При необхідності можливе розділення архівних потоків за деякими критеріями, наприклад, копіювання пошти співробітників різних відділів проводиться на різні адреси.

Для яких цілей на підприємстві може знадобитися архівування всієї переписки в корпоративної пошти?

Контроль за діями співробітників

Найбільш затребувана функція архівації пошти. Маючи доступ до копій всього листування підлеглих керівник в будь-який момент може відновити, наприклад, історію листування з клієнтом і переконатися, в тому наскільки відповідально співробітник виконує свої посадові обов'язки. Чи був відправлений відповідь на лист замовника? Чи був відповідь оперативним (копії зберігають оригінальні дату і час повідомлення)? Чи було електронного листа працівника по суті і вичерпним? Нарешті, чи був він елементарно ввічливий з підрядником / клієнтом?

Особливо корисним властивістю тіньового копіювання є неможливість саме співробітника вплинути на те які листи потраплять в архів, а які ні - копіюється все незалежно від його бажання або дій. Тобто він може видалити «незручне» повідомлення в своїй поштовій скриньці і спустошити кошик і навіть відформатувати жорсткий диск свого комп'ютера, однак повідомлення в архіві залишиться недоторканним.

Здійснювати контроль за корпоративною листуванням співробітників може як сам керівник особисто, так фахівець служби безпеки компанії (при наявності такої) або будь-які інші відповідальні особи - в залежності від конкретного випадку.

Можливість відновлення листування

Якщо доступ до пошти здійснюється по протоколу POP3 і зберігання повідомлень відбувається на комп'ютерах користувачів, вельми вірогідна втрата всього листування в разі виходячи з ладу жорсткого диска або зараження вірусом. В такому випадку відновлення з архіву забезпечить швидке відновлення робочого листування, клієнтської бази, ділового процесу в цілому.

Архівація пошти з юридичної точки зору

Щоб уникнути юридичних колізій і можливих претензій з боку співробітників бажано документально закріпити право роботодавця на архівацію, копіювання і подальшу обробку будь-яких повідомлень в корпоративної пошти співробітника. Зробити це можна шляхом додавання відповідного пункту в трудовий договір або, якщо в компанії практикується підписання додаткового договору / зобов'язання / угоди про нерозголошення комерційної таємниці, то в цьому документі. Так процес створення і збереження копії будь-якого повідомлення з листування співробітника придбає юридично значущий статус.

Технічна реалізація копіювання листування

Найбільш простим і зручним чином архівацію можна реалізувати з майданчику хостера послуг корпоративної пошти. Замовник формулює умови, за якими повинна створюватися копія тих чи інших (або всіх) повідомлень певних (або всіх) співробітників, а постачальник послуги, провайдер хостингу пошти налаштовує своє обладнання відповідним чином. Для доступу до архіву листування найбільш універсальним слід визнати копіювання повідомлень в спеціально виділений для цього ящик.

Якщо доступ відповідального співробітника до цього ящика здійснюється по протоколу IMAP, можлива сортування копій повідомлень по папках. Наприклад, ієрархічна структура:

• співробітник 1
  • що входить
  • що виходить

• співробітник 2
  • що входить
  • що виходить

• співробітник 3
  • що входить
  • що виходить

У більшості випадків цього цілком достатньо. Користувачеві ящика з копіями потрібно лише стежити за тим, щоб він не переповнявся і не були перевищені ліміти квот на максимальний обсяг, яку він обіймав повідомленнями або на їх максимальну кількість.

висновок

Контроль за корпоративною поштою за допомогою її архівації (тіньового копіювання) - потужний засіб захисту від витоків комерційної таємниці, засіб контролю і оцінки ефективності діяльності співробітників, а також створення резервної копії на випадок виходячи з ладу обладнання або програмного забезпечення. Складно переоцінити важливість корпоративної пошти в бізнес-процесах сучасної компанії, архівація ж дає керівникові потужний засіб контролю за її потоками.

Професійний хостинг-провайдер корпоративної пошти Tendence.ru з 2006 року надає своїм замовникам найширші можливості по контролю за поштовими потоками.