AREALIDEA | Бітрікс 24 - ефективний HR-інструмент

1. Про кризу і співробітників Отже, в минулому статті я сказав, що у компанії є дві найважливіші...
2. HR-інструменти Бітрікс24
3. Контроль робочого часу
4. Графік відсутностей
5. управління завданнями
6. адаптація співробітників
7. додаткові інструменти
8. Нестандартні можливості порталу
9. Система оцінки персоналу за методом 360 градусів.
10. Модуль оцінки KPI
11. інші роботи

Про кризу і співробітників

Отже, в минулому статті я сказав, що у компанії є дві найважливіші цінності: клієнти і персонал.

З клієнтами ми з вами розібралися: вирішили, що CRM система життєво необхідна компаніям в період кризи; провели аналіз вітчизняних хмарних CRM для малого і середнього бізнесу.

Перейдемо до персоналу. Багато з вас скажуть, криза - це можливість знизити заробітну плату своїх співробітників, адже звільнених (пардон, скорочених) на ринку праці стало більше. Люди натовпами нишпорять в пошуках роботи.

Ви частково праві, але лише частково. Давайте копнём глибше. Хто залишається без роботи? Кого звільняють і чому звільняють? Якщо всіх звільняють, то хто залишається працювати?

Відповідь проста: звільняють тих, хто не приносить користі, хто неефективний, хто «просиджує штани» від дзвінка до дзвінка.

Тих, хто потрібен компанії - ніколи не звільнять! Це недозволена розкіш розкидатися професійними кадрами. Абсолютно для будь-якої компанії.

Знаєте, чому я вибрав ту компанію, де зараз працюю на відміну від інших, де мені пропонували більші гроші (до цього я показав відмінні результати в страхуванні)?

Безумовно, причин було кілька: це і бажання спробувати щось нове, і криза страхування ринку ОСАЦВ (дуже не люблю обманювати людей і тим більше йти проти закону). Але однією з причин став підхід до вибору персоналу: високі вимоги до кандидата, а так само чіткі регламенти, правила, кодекси корпоративної поведінки. Все це говорило про одне: в компанії сильна команда, співробітників цінують, вони розвиваються індивідуально, що веде розвиток компанії в цілому.

У компанії, де ти пішак, ти «падаєш» все нижче і нижче, тухнешь і, в кінцевому рахунку, опиняєшся непотрібним. Саме таких і звільняють під час кризи.

Але уявімо на хвилину, що клієнтів стало в три рази більше? Впораєтеся? Ви скажіть: звичайно, зараз наберемо відсутніх ... А скільки часу пройде на адаптацію і навчання нового співробітника?

Про роль людини в компанії

Давайте поглянемо на зображення: чим відрізняються ці компанії в частині HR?

1. Можна вирощувати персоналій, індивідуалістів. Це відноситься до творчих сфер, дизайнерам, маркетологам (не ті, що збирають статистику, а ті, хто генерують ідеї захоплення ринку і реалізують їх), менеджерам з продажу (так-так, хороших менеджерів з продажу мало, дуже мало). Це індивідуалісти з характером, який дозволяє їм досягати відмінних результатів.
2. Або збирати машину, де людина - пішак (або навіть менше), яка ніяк не впливає на процес. Згадаймо Макдональдс, Сбербанк. У них є чітко налагоджений процес найму.

Прошу зауважити цікавий факт: жодна криза не впливає на кількість вакансій у великих мережах типу тих, які я вказав вище. У них завжди шалена плинність. За рахунок чого вони виживають і, більш того, мають успіх? Так, за рахунок налагодженого процесу адаптації нових співробітників, чітких регламентів, системи навчання.

Так що важливіше - індивідуальності або виконавці?

Однозначної відповіді немає, адже крім величини і сфери діяльності компанії є ще інші фактори, такі як: статус, функції працівника, його становище в ієрархії системи управління і т.д.

Згадайте свою організацію. Я впевнений, що кожен з вас відразу скаже, хто у вашій компанії індивідуальність, а хто «мало на що впливає гвинтик». І найдивніше полягає в тому, що якою б не була організація, завжди будуть гвинтики.

Візьмемо для прикладу компанію, що займається рекламою або дизайном. Окремо дизайнер - це особистість, але в компанії 30 дизайнерів це вже гвинтик і їм розпоряджаються як ресурсом.

Всім цим кілька заплутаним розповіддю я хочу донести просту думку: нам потрібні регламенти, система управління персоналом, система контролю за виконанням поставлених завдань, інструменти «акліматизації» нових співробітників.

Є одиниці людей, які самі себе контролюють і мотивують (саме такі люди потім виростають в «великих» людей). Але 95% співробітників вимагають контролю! Інакше вони просто Зледащіли і перестануть працювати навіть на 20% від своїх можливостей.

Можна довго говорити про систему мотивації, але вона не буде працювати до тих пір, поки ця сама система не буде перед очима співробітника кожен день (і, бажано, разом із статистикою наростаючих підсумків).

Особисто я вважаю, що звіти потрібні не керівникам, звіти потрібні працівникам!
Чому? Та тому що керівник і так все знає, хто як працює. Головне завдання - рефлексія.

HR-інструменти Бітрікс24

Подивимося на внутрішній портал Бітрікс24 не просто як на «класну» систему, напхану всякими крутими штуками і фичами, а як на ефективний інструмент управління персоналом, в який входить ряд корисних можливостей.

Контроль робочого часу

Все дуже наочно, зі статистикою, з часом приходу на роботу і звільнення працівника. Це допомагає керівнику відзначити той факт, що ви затрималися, наприклад, позавчора на півтори години. Подвійний позитивний ефект - співробітнику похвала, його праця бачать, інші співробітники також усвідомлять для себе, що вони повинні бути дисципліновані.

До речі, призначений для користувача інтерфейс не тільки керує часом, але і завданнями, які також можна ставити собі! Ось як це виглядає:

Графік відсутностей

Всім видно, де співробітник (у відрядженні, у відпустці, на лікарняному), а також на скільки часто відсутня.

управління завданнями

Чітка і дуже зручна система управління завданнями і дорученнями. Згадайте себе, скільки з отриманих доручень ви згадаєте через 20 хвилин після планерки? А як зрозуміти, що важливо, а що не дуже? А скільки часу на виконання? А як розпланувати час і все встигнути? Тут, необхідні помічники в тайм-менеджементі. Завдання повинні бути перед очима завжди і на виду.

Подання в діаграмі Ганта наочно показує
крайній термін виконання і підстьобує співробітника.

Портал дозволяє не тільки контролювати виконання доручень, а й бачити ефективність менеджера на «відстані», виявляти слабкі місця, бачити його завантаженість і т.д.

Завдання також можна ставити собі самому (і вони теж йдуть до звіту), це дуже важливо, коли співробітники самі собі організовують працю. Дайте їм таку можливість!

адаптація співробітників

Звідки співробітнику черпати знання про корпоративну культуру? Крім посадової інструкції (дай бог яку він бачить один раз побіжно розписуючись під нею при влаштуванні на роботу), він не бачив інших регламентів.

І це стосується не тільки робочих моментів, це стосується позаробочої атмосфери (свята, активний відпочинок, що прийнято в організації, які звички не вітаються і т.д.). А в деяких компаніях є дуже класні традиції, наприклад, текіла за рахунок компанії по «п'ятницях 13». Працівникові важлива ця інформація для комфортної адаптації в компанії!

Для цього в Бітрікс24 є інструменти, які зручно використовувати для цих цілей:

• Wiki - зручне сховище знань компанії, можна використовувати як підручник, регламент, загальна інформація та ін. Застосування.
• Система дистанційного навчання. Може включати курси не тільки спеціалізіруемие, але і загальні, наприклад, «історія розвитку компанії», «сильні сторони компанії», ті ж самі «регламенти» (щоб вони не пройшли непоміченими і т.д. Ну і, безумовно, спеціалізовані курси. наприклад, техніки продажів, опис товару, що продається і т.д.

додаткові інструменти

• Візуальна структура компанії, що включає фотографії, план-схему, де працівники сидять: поверх, кабінет, стіл (потрібна доробка).
• Опитування дозволяють дізнатися думку співробітників як анонімно, так і поіменно зі спірних питань.
• Новини компанії, один з найважливіших інструментів, заради якого, багато в чому, і купується Корпоративний портал. Модуль дозволяє своєчасно сповіщати співробітників про зміни в компанії, робити оголошення, повідомляти про важливі зміни на ринку / в законодавстві.
• Найближчі Дні народження. Згадайте ситуацію, коли ти питаєш у колеги: «А ти чого так вирядився?» А він тобі відповідає, а у мене сьогодні ДР ... конфуз ...
• А як на рахунок CRM-системи? А причому тут HR, запитаєте ви? А при тому, що людина бачить свою KPI, свою воронку продажів. Хіба це не інструмент мотивації?
• Синхронізація з 1С: ЗУП для відображення розрахункового листа, відпускних та іншого.

Спеціалізовані інструменти для HR на цьому начебто закінчилися ... Але є інші класні функції, які дуже допомагають співробітникам і їх можна сміливо назвати HR:

• Соціальна мережа. Ми всі трохи сором'язливі, простіше поставити запитання в чаті письмово, ніж підходити особисто або навіть по телефону. До речі, портал - це ж і зручний довідник з функцією живого пошуку.
• Спільні календарі для планування.
• Бронювання переговорних.
• Єдине сховище документів для їх загального редагування.

І все це доступно з мобільника!

Нестандартні можливості порталу

А тепер я трохи розповім нема про стандартних можливостях порталу, а про тих, які можна «допив».

Зокрема розповім про досвід роботи з Татфондбанк і Російським Фондом Прямих Інвестицій.

Татфондбанк - федеральний банк з державною участю, що надає всі види банківських послуг приватним та корпоративним клієнтам. Банк входить до числа 50 найбільших банків Росії за розміром активів. Татфондбанк заснований в 1994 році, головний офіс розташований в Казані.

Дізнаєтеся Корпоративний портал від 1С-Бітрікс?

Перед нами було поставлено два завдання:

• «Банк ідей» - консолідація всіх ідей співробітників в одному місці. Постійний контроль і модерація не дозволяє залишити без уваги жодну пропозицію.
• «Навчання» - інформування співробітників про всі можливості підвищення якості своїх знань і навичок в рамках корпоративного навчання.

З «Банком ідей», здавалося б, все просто - всі повідомлення пропозиції користувачів складаються в одну корзину ... Але не тут-то було. Адже на цьому процес не завершений.

Ми розробили механізм, який:

• дозволяє зручно представляти «паспорт» ідеї для зручності фільтрації,
• включає процес оцінки загальним голосуванням,
• поправляє ідею в чіпкі руки експертів, які призначаються автоматично (експертам приходить повідомлення про появу нової ідеї, ставиться завдання).
• експерти приймають рішення про впровадження ідеї, відмову від неї, або відкласти.

Я хочу підкреслити той факт, що це не просто ідеї - наприклад, «а давайте влаштуємо суботник в ці вихідні?» (Хоча такі теж є, але у такого роду ідей свій бізнес-процес - він без експертів). Це ідеї з конкретними пропозиціями щодо поліпшення бізнесу. До кожної ідеї прикріплявся фінансовий розрахунок, аргументація.

«Навіщо так складно?» - запитаєте ви, і хто буде подавати такі складні ідеї? Ідеї ​​адже вони і є просто ідеї ...

Тому кульмінацією модуля стало створення системи заохочень. За кожну схвалену ідею створити отримував бонусні бали, які в наслідок можна конвертувати в премії або в подарунки від Банку.

Другий модуль, який ми розробили, а точніше переробили, це модуль навчання. Ми привнесли в нього:

• індивідуальні графіки проходження навчання, накладені на календарі співробітника,
• оптимізували систему контролю для керівництва,
• переробили систему онлайн-курсів і створили відеотеку курсів для самостійного вивчення,
• звіти про результати для керівництва.

Ще один цікавий проект - це система оцінки персоналу за методом 360. Ми реалізували її для компанії «Російський Фонд Прямих Інвестицій».

Російський Фонд Прямих Інвестицій (РФПИ) - інвестиційний фонд, створений урядом Російської Федерації для інвестицій в лідируючі компанії найбільш швидкозростаючих секторів економіки. Фонд створений в червні 2011 року під керівництвом Президента Дмитра Медведєва і прем'єр-міністра Володимира Путіна.

Стилізований корпоративний портал Російського Фонду Прямих Інвестицій.

Система оцінки персоналу за методом 360 градусів.

Чи знайомі ви з такою системою оцінки персоналу за методом 360/540 градусів?

Приймаючи рішення про атестацію співробітника і про перспективи кар'єрного зростання співробітника, менеджер по персоналу намагається скласти про нього якомога повніше уявлення, виявити його потреба в професійному зростанні, визначити способи підвищення ефективності його праці. Зробити це дозволяє метод, який отримав назву «360 градусів». Оцінка «360 градусів» - це отримання даних про дії людини в реальних робочих ситуаціях і про виявлених їм ділові якості. Інформацію при цьому, отримують від людей, які спілкуються з цією людиною на різних рівнях: керівника, колег, підлеглого, клієнтів.

Відповідно, 360 - це всередині компанії, а 540 - це ще партнери та постійні клієнти.

Співробітники заповнюють спеціальну індивідуальну анкету про свого колегу. Дані акумулюються в зведений звіт.

Дуже корисні дані для прийняття таких рішень як: призначення керівника відділу, підвищення. Адже не завжди важливі кількісні показники. Потрібно розуміти, як до нього ставляться оточуючі.

Модуль оцінки KPI

Даний модуль дозволяє виставляти співробітникам мети, які повинні бути досягнуті за певний період. А потім інші співробітники можуть оцінити і залишити коментар, наскільки досягнута ця мета, і що важливо, над чим потрібно попрацювати, щоб досягти цілей. Безумовно, це суб'єктивна оцінка, але іноді тільки вона може бути

Дуже корисний інструмент, який допомагає фахівцям розуміти, що їм потрібно робити, щоб бути ефективним. Для кого-то це підтягнути знання іноземної мови та навички публічних виступів, а для кого-то ви бажаєте покращити знання предмета своєї діяльності, пройшовши, наприклад, суміжні його області специфічні курси підвищення кваліфікації.

інші роботи

Деякі роботи, які ми робили в сфері HR для інших компаній:

• реалізували «графік чергувань» для Адвокатського бюро «Єгоров, Пугинський, Афанасьєв і партнери», яка надає широкий спектр юридичних послуг, що вимагає досить серйозного кількості фахівців для підтримки якості сервісу на вищому рівні.
• Розробили механізм: «співробітник на випробувальному терміні». Обмеження до інформації, поки не пройде певний період, або керівник вручну не дасть доступ.
• Інтегрували корпоративний портал з Active Directory для спрощення життя адміністраторів у великих компаніях,
• Створили модуль, що дозволяє вітати співробітників компанії з посадовими призначеннями, отриманням нагород і звань, одруженням, народженням дітей і т.д .;
• Розробили сторінки заохочення за особливі заслуги кращих співробітників.
• Запровадили чек-листи для нових співробітників: що зробити, куди сходити, які документи надати, де підписатися в документі про техніку безпеки і т.д.