- Як зберегти листи в Outlook
- Збереження певних листів
- Як виділити кілька листів
- Експорт (збереження) всіх листів в pst-файл
- Де Outlook зберігає листи
- Відео: експорт та імпорт даних Outlook
- Імпорт (відновлення) листів з pst-файла
- Відео: імпорт даних в Microsoft Outlook 2010 через файлу pst
- Як заархівувати листи
- Можливі проблеми з листами
- Outlook відзначає лист як прочитане
- Outlook НЕ позначає прочитані листи
- Відео: параметри пошти в Microsoft Outlook
При перевстановлення операційної системи або зміні комп'ютера вам напевно не захочеться втрачати повідомлення вашого поштового клієнта. В принципі, вони і так не повинні нікуди пропадати, але випадки бувають різні. Навіть якщо ви не плануєте ніяких дій з вашим комп'ютером, краще підстрахуватися і створити резервну копію всіх своїх листів.
Як зберегти листи в Outlook
Зберегти вашу пошту з Outlook можна двома способами: збереження певного листи і повний експорт всіх листів і призначеної для користувача інформації.
При використанні будь-якого способу разом з листом зберігаються і його вкладення, але зберегти тільки вкладення неможливо без написання індивідуального скрипта.
Збереження певних листів
Вибіркове збереження пошти - це саме той спосіб, який зазвичай розуміють під збереженням листи. Він призначений для збереження певних листів, але ніщо не забороняє таким чином зберігати всю свою пошту.
- Щоб дістатися потрібного вам лист (натисніть лівою кнопкою миші, як при відкритті) і перейдіть у вкладку «Файл».
Щоб дістатися потрібного вам лист і перейдіть у вкладку «Файл»
- Натисніть «Зберегти як».
У вкладці «Файл» натисніть «Зберегти як»
- Відкриється стандартне вікно збереження документа. Збережіть лист в потрібне вам місце.
Виберіть папку і збережіть лист в потрібне місце
Як виділити кілька листів
Якщо виділити кілька листів і перейти до збереження, збережуться всі виділені. Є два варіанти це зробити:
- щоб виділити кілька певних листів, натискайте на кожне з них з затиснутою клавішею Ctrl;
- виділити всі листи в групі можна за допомогою комбінації клавіш Ctrl + A (попередньо натисніть на один з листів, щоб команда загального виділення застосувати саме до панелі з листами).
Експорт (збереження) всіх листів в pst-файл
Цей спосіб має на увазі створення pst-файла, в який увійдуть всі листи і їх вкладення.
- Перейдіть у вкладку «Файл», натисніть на «Відкрити і експортувати» і відкрийте «Імпорт і експорт». В Outlook 2010. шлях до цього вікна буде іншим: «Файл» - «Параметри» - «Додатково» - «Експортувати».
Перейдіть у вкладку «Файл», натисніть на «Відкрити і експортувати» і відкрийте «Імпорт і експорт»
- Виберіть «Експорт в файл».
Виберіть у вікні «Експорт в файл» і натисніть «Далі»
- Виберіть «Файл даних Outlook».
Виберіть «Файл даних Outlook» і натисніть «Далі»
- Виберіть вашу поштову скриньку і відзначте «Включити вкладені папки». Експорт з декількох ящиків за один раз неможливий.
Виберіть вашу поштову скриньку і відзначте «Включити вкладені папки»
- Виберіть шлях для створюваного файлу і натисніть «Готово».
Виберіть шлях для створюваного файлу і натисніть «Готово»
- У наступному вікні вам запропонують поставити пароль на створюваний файл. Просто натисніть OK.
Натисніть OK, якщо не хочете кожен раз вводити пароль, щоб отримати доступ до збереженої поштою
Де Outlook зберігає листи
У Outlook існує власний pst-файл, в який зберігається вся ваша пошта. Цей файл аналогічний тому, створення якого описувалося вище. Він може бути розташований в різних місцях.
Можливі шляхи до pst-файлу для Outlook 2016 і 2013:
- диск: \ Користувачі \ <ім'я користувача> \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook;
- диск: \ Користувачі \ <ім'я користувача> \ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook;
- диск: \ Users \ <ім'я користувача> \ Documents \ Файли Outlook;
- диск: \ Користувачі \ <ім'я користувача> \ Мої документи \ Файли Outlook \;
- диск: \ Documents and Settings \ <ім'я користувача> \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook.
Можливі шляхи до pst-файлу для Outlook 2010 і 2007: Додати
- диск: \ Користувачі \ <ім'я користувача> \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook;
- диск: \ Користувачі \ <ім'я користувача> \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook.
Відео: експорт та імпорт даних Outlook
Як відновити листи
Під відновленням багато хто розуміє два абсолютно різних дії: імпорт з pst-файла і відновлення віддаленого повідомлення. Ми опишемо обидва ці дії.
Імпорт (відновлення) листів з pst-файла
Цей спосіб має на увазі наявність у вас pst-файла. Як його створити, описано вище.
- Відкрийте вікно «Імпорт і експорт», як при експортуванні, і виберіть «Імпорт з іншої програми або файлу».
Виберіть «Імпорт з іншої програми або файлу» у вікні
- Виберіть «Файл даних Outlook».
Виберіть зі списку «Файл даних Outlook» і натисніть «Далі»
- Вкажіть шлях до файлу. Якщо можливо збіг наявних в Oulook листів з повідомленнями з pst-файла, зверніть увагу на налаштування і виберіть потрібну.
Вкажіть шлях до файлус допомогою кнопки «Огляд ...» і натисніть «Далі»
- Виберіть весь «Файл даних Outlook», виберіть обліковий запис, в який хочете експортувати листи, і натисніть «Готово».
Виберіть весь «Файл даних Outlook», виберіть обліковий запис, в який хочете експортувати листи, і натисніть «Готово»
Відео: імпорт даних в Microsoft Outlook 2010 через файлу pst
Відновлення видалених листів
Якщо ви почистили внутрішню кошик Outlook, відновити лист вже не вийде.
- В панелі папок відкрийте «Віддалені». Що побачити цю панель в Outlook 2016 і 2013, натисніть «Все папки» або стрілочку розвороту в лівій частині вікна.
Відкрийте «Віддалені» в панелі папок
- Натисніть на потрібному листі правою кнопкою миші, виберіть «Перемістити», а потім перший запропонований варіант (це буде папка, з якої лист віддалилося).
Натисніть на потрібному листі правою кнопкою миші, виберіть «Перемістити», а потім перший запропонований варіант
- Якщо у вас Outlook 2010 або 2007, такого варіанту не буде. Виберіть «Інша папка» і вкажіть шлях самостійно.
Виберіть «Інша папка» і вкажіть шлях самостійно
Як заархівувати листи
Раніше згадувалося про основний pst-файл Outlook. Згодом в ньому накопичується все більше листів і вкладень, відповідно до чого зростає і його розмір. Щоб звільнити частину простору на жорсткому диску, ви можете включити архівацію.
Архівація листів в Outlook не ділиться на автоматичну і ручну.
Архівація має на увазі перетворення однієї або декількох папок з листами (всередині pst-файла) в архів. Самі папки для вас ніяк не зміняться, але все, що там знаходиться зараз і потрапить в подальшому, буде стискатися.
- Перейдіть у вкладку «Файл». У розділі «Відомості» натисніть на «Засоби очищення» і виберіть «Архивировать ...».
У розділі «Відомості» натисніть на «Засоби очищення» і виберіть «Архивировать ...»
- Відзначте «Архивировать все ...» або виберіть папки для стиснення. Ви також можете заархівувати вже експортований pst-файл (за замовчуванням буде вказано шлях до основного). Після цього натисніть OK.
Відзначте «Архивировать все ...» або виберіть папки для стиснення, після натисніть OK
Можливі проблеми з листами
Як і у всіх продуктах пакету Microsoft Office, в роботі Otlook іноді зустрічаються проблеми, але всі вони вирішуються дуже просто. Причини найчастіше полягають в неправильних налаштуваннях самого поштового клієнта.
Outlook відзначає лист як прочитане
- Якщо лист відзначається як прочитане незалежно від того, читали ви його чи ні, перейдіть у вкладку «Файл» і відкрийте «Параметри».
Перейдіть у вкладку «Файл» і відкрийте «Параметри»
- Перейдіть в розділ «Пошта» і відкрийте «Область читання ...».
Перейдіть в розділ «Пошта» і відкрийте «Область читання ...»
- Зніміть галочку з першого пункту, який називається «Відзначати як прочитане при перегляді в області читання» і натисніть OK.
Зніміть галочку з першого пункту і натисніть OK
Outlook НЕ позначає прочитані листи
Якщо прочитані листи не позначаються - як і у випадку з попередньою проблемою, - потрібно зайти в налаштування області читання. Відзначте галочкою пункт «Відзначати як прочитане при виборі іншого повідомлення» і натисніть OK.
Поставте галочки для другої пункт і натисніть OK
Відео: параметри пошти в Microsoft Outlook
Outlook не грузить старі листи
- Якщо старі повідомлення не висвічуються, перейдіть у вкладку «Файл» і в розділі «Відомості» відкрийте «Налаштування облікових записів ...».
Перейдіть у вкладку «Файл» і в розділі «Відомості» відкрийте «Налаштування облікових записів ...»
- Двічі клацніть лівою кнопкою миші по вашої поштової скриньки.
Двічі клацніть лівою кнопкою миші по вашої поштової скриньки
- Перетягніть повзунок у крайнє ліве положення і натисніть «Далі».
Перетягніть повзунок у крайнє ліве положення і натисніть далі
- У наступних вікнах нічого не міняйте. Після цього перезапустіть Outlook.
Створення резервних копій - або збереження інформації на додатковий носій - справа корисна. Пошта втрачається досить рідко, але краще все ж мати страховку, особливо якщо в повідомленнях присутні важливі дані. Намагайтеся час від часу створювати файл з листами, навіть якщо не плануєте ніяких змін.