У попередній статті я розповів вам про типові помилки користувачів 1С Бухгалтерія . По крайней мере, про деякі з них. Дана стаття присвячена одній з таких помилок. Вона настільки поширена, що в загальному списку її приводити не варто. Що ж це за помилка?
Полягає вона в тому, що ну дуже часто при створенні документів користувачі 1С Бухгалтерія вказують невірну дату документа. Або невірний час. Або все разом відразу. Давайте подивимося, з чим пов'язана така помилка і як її уникнути.
Нижче наведено вікно нового документа 1С Підприємство.
artemvm.info_a246abee5ab32df234faa24c4338ba7b
У нового документа за замовчуванням підставляється поточна системна дата, якщо інше не було зазначено в настройках 1С Бухгалтерія. Зверніть увагу на час - воно встановлюється на 00:00:00.
Наведена вище картина типова для всіх версій 1с Підприємство. Так де ж помиляються користувачі програми при введенні документів?
Перш за все варто сказати, що якщо документ потрібно внести в базу 1С поточним часом, тобто сьогоднішнім числом, то дату змінювати вручну не потрібно. Справа в тому, що під час запису нового документа (зверніть увагу - номера немає, отже, документ ще не збережений) поточною датою його час буде автоматично встановлено таким, що він встане в кінець всіх сьогоднішніх документів. Простіше кажучи, при записі нового документа в базу 1С Бухгалтерія його час буде встановлено автоматично і він виявиться останнім у списку .
Так ось, звикнувши вводити документи тільки поточним числом, а також звикнувши до того, що програма сама встановлює правильні (як здається користувачеві) значення деяких полів, багато часто забувають, що це не завжди працює. Давайте розберемо, коли слід вручну встановлювати дату і / або час документа.
Нижче наводжу два найпоширеніших випадку.
У бухгалтерії, на відміну від торгівлі, далеко не всі документи вводяться поточним часом. Це абсолютно нормально. Так ось, якщо потрібно ввести документ не поточною датою, то заповнення такого документа слід почати з установки потрібної дати та, в разі потреби, часу.
Якщо потрібно ввести багато документів на дату, що відрізняється від поточної, то краще за все встановити цю дату в налаштуваннях програми, щоб вона автоматично підставлялась в усі нові документи. Головне, потім не забути повернути настройки до свого попереднього стану.
Для 1С Бухгалтерія 8.2 установка часу за умовчанням знаходиться в меню Сервіс / Параметри.
artemvm.info_a246abee5ab32df234faa24c4338ba7b
В 1С Бухгалтерія 8.3 потрібно зайти в розділ Адміністрування і на Панелі дій вибрати пункт Персональні налаштування.
artemvm.info_a246abee5ab32df234faa24c4338ba7b
В такому випадку дата буде підставлятися така, яку вказали і думати про це не потрібно. Якщо ж документ один або їх небагато, а в настройки лізти лінь (хоча вони для цього і створені!), То просто ставте дату вручну. Головне - не забувати це робити в кожному документі!
Інший випадок - ви вже записали документ, а, можливо, і провели його, але раптом з'ясувалося, що потрібно змінити дату. Особливість такої операції полягає в тому, що при зміні дати для вже записаного документа (проведеного чи ні - неважливо), час потрібно встановити вручну . Якщо цього не зробити, то цілком може статися, що документ "встане куди попало" (якщо вам все одно, то можна і не чіпати - іноді це не має значення).
Особливо це критично в тих випадках, коли від даного документа залежать інші або він сам залежить від інших документів. Невеликий приклад щодо визначення взаємозалежностей я розбирав в статті про авансові звіти .
Більш докладно про вплив порядку документів на особливості їх проведення, а також на сформовані ними проводки, я розглядаю в своєму курсі 1С Бухгалтерія 8 . Просто запам'ятайте - при перестановці записаного документа на іншу дату слід бути уважними і при необхідності встановити час вручну!
При створенні нового документа починайте заповнювати його з самого верху, не пропускаючи поля (в тому числі і дату), які заповнюються автоматично! Це дозволить уникнути багатьох помилок при веденні обліку.
Що ж це за помилка?Так де ж помиляються користувачі програми при введенні документів?