- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Принципи та терміни зберігання наказів в організації
- Термін зберігання наказів по основній діяльності
- Терміни зберігання наказів з особового складу
- Термін зберігання 75 років
- Накази з адміністративно-господарської діяльності
Про те, які існують правила зберігання основних видів наказів і на який термін вони повинні зберігатися в організації, ви зможете детально дізнатися в цій статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Накази в організації
У багатьох комерційних і некомерційних організаціях є різні види документів, але в даній статті мова піде саме про наказ, як про дуже важливому документі і невід'ємне компоненті в роботі будь-якої компанії. 
Наказом прийнято вважати документ, який складається керівником організації для рішень будь-яких завдань і поставлених цілей по діяльності персоналу і компанії в цілому.
Всього виділяють два різновиди наказів: з основної діяльності та з особового складу. Але в разі c великою організацією, де є серйозна структура і широкий кадровий склад, різновид документів розширюється. Таким чином, основні види наказів можуть обмежуватися наступним списком:
- по основній діяльності;
- по особовому складу ;
- по адміністративно-господарській діяльності.
Принципи та терміни зберігання наказів в організації
Після підготовки і підписання даного документа повинні бути вжиті заходи щодо його зберігання . Для правильного зберігання документів необхідно знати терміни дії всіх видів, в даному випадку терміни дії наказів. Терміни зберігання в основному можуть бути довгострокові і короткострокові. Все залежить від типу документа.
Перевіряти на значимість накази необхідно через кожні 5 років, і навіть раніше. Оскільки за такий період часу в більшості випадків у компанії може змінюватися як сам персонал, так і видозмінюватися певні функції, завдання, підрозділи.
В процесі питання про актуальність кожного наявного наказу рекомендується організувати та зацікавити в цьому бухгалтерію підприємства та інші підрозділи, що відповідають за видання певних документів і виконують доручення по цим документам. При спільній роботі над документами, співробітники і керівництво фірми повинні визначитися з подальшою життєдіяльністю наказів. Наприклад, певний наказ або видалити, або змінити.
Отже, зупинимося на правила зберігання всіх трьох видів даного нормативного акту.
Читайте також:
Термін зберігання наказів по основній діяльності
До наказів по основній діяльності належать питання про найважливіші напрями діяльності компанії, її цілі та основні організаційні завдання.
Терміни зберігання виробничих наказів по основній діяльності вважаються постійними. Але це ні в якому разі не означає, що вони зберігаються назавжди. Документи по основній діяльності зберігаються на момент існування організації, отже, їх не можна ліквідувати, поки існує і функціонує компанія. У разі нових видозмін компанії, її перетворенні всі старі документи ні в якому разі не йдуть, а передаються попередньої компанії.
Документи по основній діяльності діють з самого першого дня їх опублікування і до тих пір, поки він не буде замінене іншим документом або до закінчення свого терміну. Але і після закінчення свого терміну, вони не можуть бути видалені. Після того, як терміни дії закінчилися, документи вирішують відправляти в архівний відділ. І знову ж таки, далеко не всі накази по ОД залишають в архівах. Для вирішення цього питання, керівництво організовує комісію, щоб вирішити значимість документа для його подальшого збереження. В результаті рішення може бути двох варіантів - дана ділова папір або формується для архівного відділу, або ліквідується повністю.
Згідно п. 19 частини 1.1 розділу 1 термін зберігання актів з відміткою «постійно» повинен бути не менше 10 років. При цьому обчислення строку починається з 1 січня року, наступного після року видання документа. Наприклад, термін зберігання наказу від 2016 року розпочинається з 1 січня 2017 року.
Але в це правило не входять ті документи, які надіслані компанії з метою повідомлення. Їх термін - не менше 1 року. Припустимо, якщо наказ відправлений до структурного підрозділу, він не повинен знаходитися в загальнодоступному місці, оскільки його термін зберігання вважається тимчасовим.
Таким чином, накази по ОД дуже значимі для будь-якої організації, що доводить тривалий термін їх зберігання. Варто серйозно поставитися до їх використання і намагатися не втрачати. В іншому випадку, при втрати такого документа, буде призначений штраф за втрату важливих документів.
Терміни зберігання наказів з особового складу
Наступний вид наказів -по особовому складу. Цей різновид ділових паперів документує і регламентує трудові відносини між роботодавцем і його співробітниками. До нього відноситься працевлаштування, відпустку, відрядження, звільнення, переміщення і т.д.
Відповідно до закону, накази по ЛЗ мають два терміну зберігання - 5 років і 75 років. Через відмінностей у строках, документацію такого типу рекомендується зберігати в різних папках для запобігання плутанини.
Довідка
Термін зберігання 75 років
Термін зберігання на 75 років мають такі розпорядчі документи, які відповідають за оформлення трудових відносин, займаються трудовими функціями співробітників. Це можуть бути накази про влаштування на роботу, про припинення дії трудового договору, про оформлення відпустки, про відправлення у відрядження і т.д. Але варто відзначити, що накази про призначення на посаду керівних осіб, відносяться до наказів по основній діяльності. Тому особисті справи керівників зберігаються на постійній основі.
Термін зберігання кадрових наказів, в тому числі строк зберігання розпорядчої документації на відпустку, відрядження, та інше діє 5 років. До них відносяться документи, які регулюють виконання трудових функцій співробітників. Наприклад, накази про надання щорічної оплачуваної відпустки працівнику; про відкликання з щорічної оплачуваної відпустки; про перенесення щорічної оплачуваної відпустки; про направлення працівника у короткострокову відрядження в межах України; про залучення до роботи у вихідні та святкові дні; про оголошення догани і т.п. Термін зберігання наказів по ЛЗ відраховується з 1 січня наступного року, після року публікації документа.
Накази з адміністративно-господарської діяльності
Останній вид наказів -по адміністративно-господарської діяльності, що відповідають за адміністративно-господарські функції. До такого документу відносяться такі функції:
Дотримання внутрішнього розпорядку діяльності
Експлуатація будівель, приміщень;
Транспортне обслуговування, внутрішній зв'язок;
Таким чином, перераховані всі види розпорядчої документації та особливості їх термінів зберігання . Знати терміни зберігання необхідно кожному фахівцю кадрового відділу, для правильного і непроблематично введення всієї документації компанії. Знання термінів зберігання позбавляє вас від організаційних проблем і можливих штрафів за неправильне використання і контроль над важливими паперами організації.
Читайте також: