Реєстрація вхідних документів

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Які види вхідних документів в організації не приймаються і відправляються назад відправнику
3. Реєстрація вхідних документів: чия це обов'язок
4. Вхідні листи: реєстрація відповідно до державних стандартів
5. Реєстраційний номер
6. Вхідні документи: приклади проставлення реєстраційних номерів

Реєстрація вхідних документів - обов'язкова процедура, не складна, але дуже відповідальна. Від того, наскільки своєчасно і правильно буде зареєстрований документ, залежить якість і швидкість прийняття управлінських рішень. Тому секретарю необхідно знати всі нюанси реєстрація вхідних документів у діловодстві, щоб вони були виконані в строк. У статті розповідається, як правильно реєструвати вхідні документи.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Види вхідних документів

Виробничо-господарська діяльність будь-якої організації здійснюється при постійній взаємодії з зовнішніми джерелами інформації. Основним видом такої взаємодії є обмін документами - вихідні відправляє саме підприємство, вхідні - його контрагенти і партнери по бізнесу, вищі і державні органи, інші юридичні та фізичні особи. Вхідні документи підприємство отримує поштою, в тому числі, електронної, факсимільним зв'язком, кур'єром або ж їх можуть передати в індивідуальному порядку. Реєстрація вхідних документів здійснюється з метою їх обліку та контролю виконання. Тому недоцільно реєструвати всю вхідну кореспонденцію, що має довідковий або ознайомлювальний характер, яка потребує виконання.

Основні види вхідних документів, що надходять в організацію, це:

• листи, в тому числі, замовні;
• бандеролі;
• пакети;
• газети і журнали;
• рекламні видання.

Але, щоб не засмічувати архів і не зберігати непотрібну макулатуру, не всі види вхідних документів необхідно реєструвати. Інструкція з діловодства, розроблена на підприємстві, повинна містити перелік тих документів, в реєстрації яких немає необхідності. Зазвичай, до цієї категорії відносяться:

• вітальні листи та телеграми;
• запрошення і запрошення;
• рекламні та передплатні видання, каталоги;
• матеріали, що надсилаються для ознайомлення, у вигляді копій;
• документи первинного бухгалтерського обліку: акти, накладні, рахунки-фактури;
• кошторису, проектна документація, договори, спрямовані на адресу підприємства без супровідного листа, в цьому випадку їх слід передати безпосередньо безпосередньому виконавцю.

Які види вхідних документів в організації не приймаються і відправляються назад відправнику

Слід враховувати, що приймати до обробки і подальшої реєстрації потрібно в повному обсязі види вхідних документів. У тому випадку коли лист, особливо якщо його адресатом є юридична особа, оформлено неправильно, тобто не має обов'язкових до заповнення реквізитів, воно не може розглядатися як юридично значущий документ. Наприклад, якщо воно написано від руки на тетрадном аркуші, або на стандартному, але без вказівки вихідного номера і печатки підприємства. У секретаря в цьому випадку є повне право відмовити в прийомі та реєстрації такого документа.

Зверніть увагу: Листи, написані на бланках підприємств, що мають всі необхідні реквізити, можуть не завірятися печаткою.

Реєстрація вхідних документів не проводиться і в тому випадку, коли лист, по суті, є супровідним, але самі документи, перераховані в ньому, до нього не додано або ж додані не в повному складі. Це ж може статися, коли пакет з діловими паперами був переданий з пошкодженою упаковкою. У такій ситуації необхідно скласти акт, який підтверджує відсутність документів, зазначених як додатки, і направити його разом з вихідним листом на адресу відправника.

Зверніть увагу: Якщо на листі, направленому на адресу підприємства стоїть позначка «Особисто», його, не розкриваючи і не реєструючи, необхідно передати адресату.

Реєстрація вхідних документів: чия це обов'язок

Відповідь на це питання залежить від того, яка форма прийому документів встановлена ​​в конкретній компанії. Це може бути одна з двох форм:

централізована;

децентралізована.

При централізованій формі прийому документів вся пошта передається в руки особи, відповідальної за реєстрацію вхідних документів. Це, найчастіше, є одним з обов'язків секретаря або одного з працівників канцелярії. Як правило, така форма характерна для невеликих підприємств, обсяг документообігу яких порівняно невеликий.

Децентралізована форма прийому вхідної кореспонденції означає, що після попереднього сортування та обробки документи направляються в різні структурні підрозділи, за належністю. Реєстрацію вхідних документів у цьому випадку здійснюють співробітники даних підрозділів, цей обов'язок закріплюється відповідним наказом. Децентралізована форма більш зручна для великих організацій і підприємств з великими обсягами документообігу.

Читайте також:

Вхідні листи: реєстрація відповідно до державних стандартів

Унікальний номер, який присвоюється при реєстрації вхідних документів у діловодстві, є одним з обов'язкових реквізитів, що підтверджують юридичну силу листи. Його наявність і зміст визначено державним стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». У поточному році цей регламент буде замінений ГОСТ Р 7.0.97-2016 , Який вводиться в дію вже з 1 липня.

Довідка

Реєстраційний номер

Відповідно до цих державними регламентами, реєстраційний номер представляє собою комбінацію порядкового номера документа і літерного позначення. Літерне позначення зазвичай присвоюється для позначення типу або класифікації вхідного документа, віднесення його до якої-небудь групи. Наприклад, буквений індекс «до», що стоїть після порядкового номера, може означати, що даний документ відноситься до кадрових, а індекс «л / с» - розпорядчих документів по особовому складу.

Ще один регламент, який може бути корисний при реєстрації вхідних документів у діловодстві - «Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади», затверджених наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76. У цих рекомендаціях визначено порядок, в якому проводиться реєстрація вхідних документів. Згідно з ним, всі листи повинні бути зареєстровані в день отримання. Наступним днем ​​реєструються тільки ті з них, які були отримані вже ввечері, у неробочий час.

Зверніть увагу: Листи, що надійшли в неробочий час, але що мають позначку «Терміново», реєструються відразу в міру надходження. Такий порядок необхідно прописати в локальному нормативному акті підприємства, що регламентує діловодство.

До тими правилами реєстрації вхідних документів , Які викладені в вищевказаних регламентах, можна додати ще тільки два основних:

1. Кожне входить лист, незалежно від того, скільки разів і якими способами воно було відправлено, може бути зареєстровано лише під одним реєстраційним номером. Тобто, якщо, наприклад, документ був відправлений звичайної поштовим зв'язком, факсом і електронною поштою, кожний одержаний примірник повинен мати однаковий вхідний номер реєстрації. Проконтролювати це досить легко - кожен з них, в той же час, має і однаковий вихідний номер.
2. Кожен вхідний реєстраційний номер повинен бути унікальний, тобто, не можуть два різних документа мати один і той же реєстраційний номер.

Вхідні документи: приклади проставлення реєстраційних номерів

Коли особа, відповідальна за реєстрацію вхідних документів в організації, проведе попередню їх обробку, відсортує ті, що реєструвати не потрібно і переконається, що всі інші листи і ділові папери відповідають вимогам, можна починати процедуру. Відповідно до ГОСТами, кожен реквізит має строго певне місце розміщення на стандартному аркуші. Для вхідного реєстраційного номера відведений правий нижній кут лицьового боку першого аркуша документа. Якщо документ багатосторінковий, реєстраційний номер проставляється під текстовою частиною на першому аркуші. У тому випадку, коли лист складається з одного аркуша - номер ставиться в правому куті, нижче підпису і переліку додатків, якщо вони є. Схема розміщення реквізитів на документі представлена ​​нижче. Реєстраційний номер проставляється в полі «Відмітка про надходження документа в організацію».

Текст позначки про надходження складається з короткого назви підприємства-адресата, самого реєстраційного номера і дати реєстрації. Оскільки поле, виділене для реквізиту, що не дуже велике, текст позначки, як правило, розміщують на декількох рядках, наприклад:

ТОВ «Альфа»

вх. № ____________

від «___» _______ 2017

Якщо підприємство невелике, реєстраційні номери можуть являти собою просто порядковий номер, привласнення їх ведеться в порядку зростання, наскрізною нумерацією з 1 січня по 31 грудня поточного року. Після цього документи підшиваються в справу і віддаються на зберігання в архів.

Для середніх і великих підприємств характерно при реєстрації вхідних документів використання додаткових індексів і літерних позначень. Система використовуваних при формуванні номерів індексів також повинна бути розроблена і затверджена в інструкції з діловодства.

Для скорочення часу реєстрації дуже часто використовується друк вхідних документів - спеціальний штамп. Він містить інформацію про найменування підприємства і поля, призначені для заповнення. Зразок такого штампа наведено нижче.

Після того, як документ отримав свій унікальний реєстраційний номер, інформація про нього вноситься в спеціальний Журнал реєстрації вхідних документів. Як правило, в цьому журналі необхідно буде заповнити наступні поля:

• порядковий номер запису;
• присвоєний реєстраційний вхідний номер документа;
• дата реєстрації;
• вихідний номер документа, присвоєний відправником;
• відправник;
• заготовок і короткий зміст документа;
• відмітка про наявність додатків;
• адресат (генеральний директор, його заступники та ін.);
• виконавець - працівник, якому документ переданий на виконання;
• посилання на електронну копію листа;
• примітка.

Після того, як запис в журнал внесена, документ вважається зареєстрованим і відправляється на розгляд адресату - керівнику або його заступникам.