Статьи

Процес узгодження договорів за допомогою Comindware Tracker

  1. 1. Створення шаблону картки погодження договорів.
  2. Створення екранної форми облікової картки договору
  3. Налаштування відображення даних у користувача: списки, панель моніторингу

Все ще мало керівників підприємств і підрозділів бачать внутрішні можливості підвищення ефективності діяльності - підвищення віддачі з тими ж витратами, зниження витрат і підвищення прибутку. Очевидно, ваша організація складається з безлічі великих і малих робочих процесів - прийом на роботу, виконання замовлень від клієнтів, обробка звернень громадян, закупівлі, ремонти, відрядження, підготовка тендерів і багато інші. Чим оптимальніше працюють процеси, тим менше витрат у організації, і, тим вище, відповідно, кінцевий прибуток.


Чим оптимальніше працюють процеси, тим менше витрат у організації, і, тим вище, відповідно, кінцевий прибуток

Як швидко створити та адаптувати процес під мінливі умови вашого підприємства? В Comindware Tracker легко створити практично будь-які робочі процеси, нічого надприродного не потрібно - досить бути досвідченим користувачем комп'ютера. І, в подальшому, їх можна швидко удосконалювати і адаптувати під зміни в організації. Без програмування. На льоту.

У цій статті ми розглянемо приклад того, як створити простий і зручний для повсякденного використання рішення для узгодження договорів за допомогою Comindware Tracker. Це займе максимум 1 години часу. Без установки і впровадження важких систем документообігу. Всі настройки здійснюються в візуальному редакторі у вікні вашого браузера.

"... і, в подальшому, процес узгодження договорів можна швидко удосконалювати і адаптувати під зміни в організації. Без програмування. На льоту."

Сценарій: В даному прикладі всі договори з контрагентами проходять обов'язкові етапи узгодження. Таких договорів близько 300 штук на місяць. Юристи самі розбирають приходять до них договору, або керівник відділу призначає або змінює юриста-виконавця за певним договором. При цьому, всім учасникам робочого процесу узгодження договору повинні приходити повідомлення про вчинені зміни.

Налаштування процесу спільної роботи узгодження договорів займе всього 4 кроки:

  • Створення шаблону картки погодження договорів,
  • Створення етапів узгодження договору і прокладемо маршрут узгодження,
  • Створення екранної форми облікової картки договору,
  • Налаштування відображення даних у користувача

Отже, переходимо по посиланню в ваш Comindware Tracker , Натискаємо в верхньому правому куті іконку «шестерня» -> «Адміністрування»:

Отже, переходимо по посиланню в ваш   Comindware Tracker   , Натискаємо в верхньому правому куті іконку «шестерня» -> «Адміністрування»:

1. Створення шаблону картки погодження договорів.


2. Створення етапів узгодження договору і прокладемо маршрут узгодження

Статуси дозволять оцінити стан кожного договору. Маршрут узгодження дасть можливі напрямки руху договорів, тобто куди можна "зрушити" далі договір: повернути на доопрацювання або передати наступного підрозділу або спеціаліста.

Для цього переходимо в налаштування «Робочий процес» шаблону.

Додаємо потрібні етапи (статуси):

Додаємо потрібні етапи (статуси):

Витягуємо мишкою статуси (етапи узгодження) зі списку і мишкою ж з'єднуємо їх, прокладаючи можливі маршрути руху договорів при узгодженні:

Витягуємо мишкою статуси (етапи узгодження) зі списку і мишкою ж з'єднуємо їх, прокладаючи можливі маршрути руху договорів при узгодженні:

В результаті у нас вийшла така схема - статуси і маршрут узгодження договорів:

В результаті у нас вийшла така схема - статуси і маршрут узгодження договорів:

Що в нашому випадку означає кожен статус?

  • Старт - новий договір, ще не почали готувати,
  • Підготовка - етап підготовки тексту договору, підстановки реквізитів контрагента,
  • Керівник - узгодження умов договору ініціатором зі своїм керівником,
  • Служба безпеки - перевіряють історію і благонадійність клієнта,
  • Юридична служба - оцінка і опис ризиків за договором,
  • Фінансово-економічна служба - контроль бюджетів і перевірка фінансових умов угоди,
  • Підписання договору - очікується підписання у контрагента.

Створення екранної форми облікової картки договору

У цій частині статті ми створимо форму для введення даних шаблону, які будуть збираються в ході узгодження і використовуватися для відстеження стану договорів в різних розрізах - по статусу, виконавцям, сумі, типу, контрагенту і т.д. Крім того, з'явиться можливість відстежувати навантаження на виконавців, швидкість проходження погоджень, вузькі ділянки роботи, ставити і контролювати KPI. Здійснювати моніторинг і контроль можна за допомогою вбудованої в Comindware Tracker можливості візуального створення табличних і графічних звітів, нагадувань і email-повідомлень.

Для цього створимо поля даних, які потім розташуємо в візуальному редакторі екранної форми. Згідно з цим шаблоном, поля будуть заповнювати конкретні виконавці при проходженні договору по всіх етапах узгодження, або поля будуть заповнюватися автоматично заздалегідь визначеними або розрахунковими значеннями, в т.ч. за певними умовами.

Спочатку внесемо поля даних в обліковій картці - перейдемо в налаштування полів шаблону:

Спочатку внесемо поля даних в обліковій картці - перейдемо в налаштування полів шаблону:

і створимо необхідні поля:

і створимо необхідні поля:

В результаті у нас виходить такий набір полів для форми:

В результаті у нас виходить такий набір полів для форми:

Тепер створимо екранну форму з створених і системних полів. Для цього перейдемо в настройку «Форма» нашого шаблону:

Для цього перейдемо в настройку «Форма» нашого шаблону:

Мишкою перетягнемо необхідні поля в форму, розташувавши елементи в ній як нам зручно: з використанням вкладок, панелей та налаштувань самих полів:

Мишкою перетягнемо необхідні поля в форму, розташувавши елементи в ній як нам зручно: з використанням вкладок, панелей та налаштувань самих полів:

Надалі, ми легко можемо внести зміни, як в розташування полів в екранній формі нашого шаблону облікової картки, так і в набір полів - збережені зміни відразу з'являться у користувачів.

Все, адміністративна частина настройки закінчена. Тепер потрібно налаштувати відображення даних у користувачів.


Налаштування відображення даних у користувача: списки, панель моніторингу

Для відображення даних у користувача для шаблону повинна бути створена Група, і вона повинна бути включена в Робочу область. У групі і в робочій області можна налаштувати детально права доступу користувачів.

Списки дозволяють зручно працювати з безліччю договорів або завдань по ним - фільтрувати, групувати, сортувати. Списків може бути створено скільки завгодно для різних цілей і користувачів. За замовчуванням склалося 6 списків для наших договорів:

  • Всі об'єкти - перейменуємо як «Все договори»
  • Об'єкти в процесі - договори не завершені перейменуємо в «Договори на узгодженні»
  • Об'єкти з вирішеною проблемою - договори завершення, тепер як «Узгоджені договори»
  • Всі завдання - все завдання призначені виконавцям автоматично в процесі узгодження договорів
  • Активні завдання - незавершені завдання
  • Завершення завдання - завдання зі статусом «Завершена»

Додамо ще один список «Договори у юристів» (меню Список -> Новий список) для того, щоб керівник юридичного відділу компанії відстежував у кого які договори знаходяться в роботі в режимі реального часу.

Вийшов ось такий набір списків:

Охопити картину в цілому зручніше за допомогою графічних звітів. Для цього додамо панель моніторингу «Моніторинг договорів» і в ній розмістимо кілька «віджетів» - графіків різного виду:

Для цього додамо панель моніторингу «Моніторинг договорів» і в ній розмістимо кілька «віджетів» - графіків різного виду:

Все готово! Всі учасники можуть спокійно взаємодіяти - тепер робота за договорами:

  • прозора - всі дані в одному місці,
  • керована - ви можете ставити терміни, пріоритет
  • і її схему легко змінити - додати нові дані, звіти, кроки, змінити маршрут ви можете за хвилини.

ВАЖЛИВО! Скачайте готові шаблони описаного тут рішення по процесу узгодження контрактів і договорів, заснованому на Comindware Tracker :

  • Contracts Approving - шаблон форми і процесу узгодження договорів,
  • Currency - шаблон форми введення валют,
  • Client - шаблон картки контрагента.

Тепер ви можете відправляти на узгодження Ваші договору, бачити що з ними відбувається, а виконавці - юристи, «безпечники», фінансітси зможуть контролювати завантаження, не пропустивши жодної заявки на договір. Плюс, всі учасники можуть заощадити на дзвінках, планерках, пошуках виконавців та інформації - можна коментувати, прикладати файли безпосередньо для кожної заявки на договір.

Дмитро Богданов, консультант по автоматизації бізнес-процесів і управління проектами на основі рішень Comindware. Має більш ніж 20-ти річний досвід оптимізації бізнес-процесів, впровадження систем управління підприємством та управління ІТ-проектами. Google plus

Як швидко створити та адаптувати процес під мінливі умови вашого підприємства?

Новости

Как оформить группу в вконтакте видео
Дано хотел свой магазин в вк, но не знал с чего начать его делать. Так как хотелось не банальный магазин с кучей ссылок и фото, а красиво оформленный. С меню, с аватаркой. После просмотра видео создал

Как создать видео без программ
Реклама - это один из видов деятельности, который помогает людям продвигать свои товары или услуги. Одним из таких видов рекламы является - раздача листовок или более современное название "флаеров". Раздача

Как создать фото из видео
Кризис заставляет искать дополнительные источники дохода. Одним из таких источников может стать торговля на валютном рынке Форекс. Но чтобы не потерять свои деньги необходимо работать с надежным брокером.

Как оформить диск малыш от рождения до года из фото и видео
Оформить диск "Малыш от рождения до года" из фото и видео можно совершенно разными способами! Кто-то для достижения данной цели идет на шоу-таланты, кто-то пользуется услугами профессионалов, а кто-то

Финансовые новости мира
Вернуться в раздел Профессия экономист Экономисты востребованы в компаниях, где требуется контролировать расходы, правильно рассчитывать средства, где необходим постоянный анализ экономической деятельности

Транспортное средство закон
Пункт 1.5. ПДД гласит: «Участники дорожного движения должны действовать таким образом, чтобы не создавать опасности для движения и не причинять вреда», а в пункте 1.2. указано: «Участник дорожного движения»

Квест кімната дніпро
Законопроект о запрете посещения квестов детьми младше 14 лет прокомментировал один из самых популярных в России квест-агрегаторов. Поправки в городской закон о мерах по предупреждению причинения вреда

Труба в изоляции Valsir Pexal
На сегодняшний день имеется масса самых разных отделочных материалов, которые можно использовать, как внутри, так и снаружи помещения в качестве декоративного элемента, однако большинство из них имеет

Роллы
От того, как и чем мы питаемся зависит очень многое. Это и самочувствие и внешность и общее состояние здоровья. Несмотря на широкое предложение, вопросы правильного и вкусного питания стоят очень остро.

Дешевая доставка суши
Суши можно не только запивать, но и заедать: хорошо с суши сочетаются тэмпура (обжаренные в специальном кляре ломтики овощей, грибы или морепродукты), а также мисо-суп (суп, заправленный бобовой пастой).