Процес узгодження договорів за допомогою Comindware Tracker

1. 1. Створення шаблону картки погодження договорів.
2. Створення екранної форми облікової картки договору
3. Налаштування відображення даних у користувача: списки, панель моніторингу

Все ще мало керівників підприємств і підрозділів бачать внутрішні можливості підвищення ефективності діяльності - підвищення віддачі з тими ж витратами, зниження витрат і підвищення прибутку. Очевидно, ваша організація складається з безлічі великих і малих робочих процесів - прийом на роботу, виконання замовлень від клієнтів, обробка звернень громадян, закупівлі, ремонти, відрядження, підготовка тендерів і багато інші. Чим оптимальніше працюють процеси, тим менше витрат у організації, і, тим вище, відповідно, кінцевий прибуток.

Як швидко створити та адаптувати процес під мінливі умови вашого підприємства? В Comindware Tracker легко створити практично будь-які робочі процеси, нічого надприродного не потрібно - досить бути досвідченим користувачем комп'ютера. І, в подальшому, їх можна швидко удосконалювати і адаптувати під зміни в організації. Без програмування. На льоту.

У цій статті ми розглянемо приклад того, як створити простий і зручний для повсякденного використання рішення для узгодження договорів за допомогою Comindware Tracker. Це займе максимум 1 години часу. Без установки і впровадження важких систем документообігу. Всі настройки здійснюються в візуальному редакторі у вікні вашого браузера.

"... і, в подальшому, процес узгодження договорів можна швидко удосконалювати і адаптувати під зміни в організації. Без програмування. На льоту."

Сценарій: В даному прикладі всі договори з контрагентами проходять обов'язкові етапи узгодження. Таких договорів близько 300 штук на місяць. Юристи самі розбирають приходять до них договору, або керівник відділу призначає або змінює юриста-виконавця за певним договором. При цьому, всім учасникам робочого процесу узгодження договору повинні приходити повідомлення про вчинені зміни.

Налаштування процесу спільної роботи узгодження договорів займе всього 4 кроки:

• Створення шаблону картки погодження договорів,
• Створення етапів узгодження договору і прокладемо маршрут узгодження,
• Створення екранної форми облікової картки договору,
• Налаштування відображення даних у користувача

Отже, переходимо по посиланню в ваш Comindware Tracker , Натискаємо в верхньому правому куті іконку «шестерня» -> «Адміністрування»:

1. Створення шаблону картки погодження договорів.

2. Створення етапів узгодження договору і прокладемо маршрут узгодження

Статуси дозволять оцінити стан кожного договору. Маршрут узгодження дасть можливі напрямки руху договорів, тобто куди можна "зрушити" далі договір: повернути на доопрацювання або передати наступного підрозділу або спеціаліста.

Для цього переходимо в налаштування «Робочий процес» шаблону.

Додаємо потрібні етапи (статуси):

Витягуємо мишкою статуси (етапи узгодження) зі списку і мишкою ж з'єднуємо їх, прокладаючи можливі маршрути руху договорів при узгодженні:

В результаті у нас вийшла така схема - статуси і маршрут узгодження договорів:

Що в нашому випадку означає кожен статус?

• Старт - новий договір, ще не почали готувати,
• Підготовка - етап підготовки тексту договору, підстановки реквізитів контрагента,
• Керівник - узгодження умов договору ініціатором зі своїм керівником,
• Служба безпеки - перевіряють історію і благонадійність клієнта,
• Юридична служба - оцінка і опис ризиків за договором,
• Фінансово-економічна служба - контроль бюджетів і перевірка фінансових умов угоди,
• Підписання договору - очікується підписання у контрагента.

Створення екранної форми облікової картки договору

У цій частині статті ми створимо форму для введення даних шаблону, які будуть збираються в ході узгодження і використовуватися для відстеження стану договорів в різних розрізах - по статусу, виконавцям, сумі, типу, контрагенту і т.д. Крім того, з'явиться можливість відстежувати навантаження на виконавців, швидкість проходження погоджень, вузькі ділянки роботи, ставити і контролювати KPI. Здійснювати моніторинг і контроль можна за допомогою вбудованої в Comindware Tracker можливості візуального створення табличних і графічних звітів, нагадувань і email-повідомлень.

Для цього створимо поля даних, які потім розташуємо в візуальному редакторі екранної форми. Згідно з цим шаблоном, поля будуть заповнювати конкретні виконавці при проходженні договору по всіх етапах узгодження, або поля будуть заповнюватися автоматично заздалегідь визначеними або розрахунковими значеннями, в т.ч. за певними умовами.

Спочатку внесемо поля даних в обліковій картці - перейдемо в налаштування полів шаблону:

і створимо необхідні поля:

В результаті у нас виходить такий набір полів для форми:

Тепер створимо екранну форму з створених і системних полів. Для цього перейдемо в настройку «Форма» нашого шаблону:

Мишкою перетягнемо необхідні поля в форму, розташувавши елементи в ній як нам зручно: з використанням вкладок, панелей та налаштувань самих полів:

Надалі, ми легко можемо внести зміни, як в розташування полів в екранній формі нашого шаблону облікової картки, так і в набір полів - збережені зміни відразу з'являться у користувачів.

Все, адміністративна частина настройки закінчена. Тепер потрібно налаштувати відображення даних у користувачів.

Налаштування відображення даних у користувача: списки, панель моніторингу

Для відображення даних у користувача для шаблону повинна бути створена Група, і вона повинна бути включена в Робочу область. У групі і в робочій області можна налаштувати детально права доступу користувачів.

Списки дозволяють зручно працювати з безліччю договорів або завдань по ним - фільтрувати, групувати, сортувати. Списків може бути створено скільки завгодно для різних цілей і користувачів. За замовчуванням склалося 6 списків для наших договорів:

• Всі об'єкти - перейменуємо як «Все договори»
• Об'єкти в процесі - договори не завершені перейменуємо в «Договори на узгодженні»
• Об'єкти з вирішеною проблемою - договори завершення, тепер як «Узгоджені договори»
• Всі завдання - все завдання призначені виконавцям автоматично в процесі узгодження договорів
• Активні завдання - незавершені завдання
• Завершення завдання - завдання зі статусом «Завершена»

Додамо ще один список «Договори у юристів» (меню Список -> Новий список) для того, щоб керівник юридичного відділу компанії відстежував у кого які договори знаходяться в роботі в режимі реального часу.

Вийшов ось такий набір списків:

Охопити картину в цілому зручніше за допомогою графічних звітів. Для цього додамо панель моніторингу «Моніторинг договорів» і в ній розмістимо кілька «віджетів» - графіків різного виду:

Все готово! Всі учасники можуть спокійно взаємодіяти - тепер робота за договорами:

• прозора - всі дані в одному місці,
• керована - ви можете ставити терміни, пріоритет
• і її схему легко змінити - додати нові дані, звіти, кроки, змінити маршрут ви можете за хвилини.

ВАЖЛИВО! Скачайте готові шаблони описаного тут рішення по процесу узгодження контрактів і договорів, заснованому на Comindware Tracker :

• Contracts Approving - шаблон форми і процесу узгодження договорів,
• Currency - шаблон форми введення валют,
• Client - шаблон картки контрагента.

Тепер ви можете відправляти на узгодження Ваші договору, бачити що з ними відбувається, а виконавці - юристи, «безпечники», фінансітси зможуть контролювати завантаження, не пропустивши жодної заявки на договір. Плюс, всі учасники можуть заощадити на дзвінках, планерках, пошуках виконавців та інформації - можна коментувати, прикладати файли безпосередньо для кожної заявки на договір.

Дмитро Богданов, консультант по автоматизації бізнес-процесів і управління проектами на основі рішень Comindware. Має більш ніж 20-ти річний досвід оптимізації бізнес-процесів, впровадження систем управління підприємством та управління ІТ-проектами. Google plus