НОУ ІНТУЇТ | лекція | Таблиці та подання

1. 4.1. теоретичний курс
2. 4.1.2. форматування таблиць
3. 4.1.3. Сортування, фільтрація і угруповання таблиць

Анотація: Види таблиць. Форматування, сортування, угруповання і фільтрація таблиць. Діаграма Ганта. Мережевий графік. Календар. Лабораторна робота по використанню таблиць і уявлень.

4.1. теоретичний курс

4.1.1. Види таблиць в Microsoft Project

Всі дані про проект в Microsoft Project зберігаються в двох наборах даних. Перший містить дані про завдання, а другий - дані про земельні ресурси. Ці набори даних містять безліч полів з повним переліком параметрів завдань і ресурсів.

На різних етапах роботи над конкретним проектом потрібно редагувати або переглядати тільки незначну частину цих параметрів. Тому в системі використовується багато дрібних таблиць, що містять дані стосовно деякого контексту (введення даних, інформація про витрати, відстеження проекту і т.п.). Ці таблиці розділені на дві непересічні групи таблиць:

• таблиці з даними про завдання;
• таблиці з даними про ресурси.

Такі дрібні таблиці використовуються всередині уявлень. Більшість уявлень мають в своєму складі таблицю. Як і таблиці, уявлення розбиті на дві непересічні групи: уявлення завдань і ресурсів. Уявлення завдань призначені для роботи з завданнями і можуть містити тільки таблиці першого виду. До таких уявлень відносяться Діаграма Ганта, Діаграма Ганта з відстеженням, Використання завдань і інші. Уявлення ресурсів призначені для роботи з ресурсами і можуть містити тільки таблиці другого виду: Лист ресурсів, Використання ресурсів і т.п .. Деякі уявлення відображають дані про завдання або ресурсів без використання таблиць: Календар, Мережевий графік, Графік ресурсів.

Для перемикання між уявленнями використовується панель уявлень, на якій у вигляді значків представлені найбільш часто використовуються уявлення. Значок Інші уявлення дозволяє використовувати ті з них, які не містить ця панель.

За замовчуванням кожному поданням відповідає певна таблиця, яка відкривається при виборі цього подання. Наприклад, при відкритті діаграми Ганта виводиться таблиця Введення, а в поданні Використання завдань виводиться таблиця Використання. Однак користувач може вибрати іншу таблицю в пункті меню Вид / Таблиця ( Мал. 4.1 ). При роботі з поданням завдань цей пункт відкриває меню з повного переліку таблиць першого типу, а при роботі з поданням ресурсів - другого типу. Призначити ж поданням завдань таблицю ресурсів і навпаки неможливо.

При бажанні користувач може змінити таблицю, додаючи або видаляючи її стовпці, а також визначити нову таблицю за допомогою пункту меню Вид / Таблиця / Інші таблиці / Створити. Видалення раніше певної непотрібної таблиці виконується за допомогою Організатора: Сервіс / Організатор вкладка Таблиці.

4.1.2. форматування таблиць

Прийоми введення і редагування значень елементів таблиці описані в табл. 4.1 .

Таблиця 4.1. Операція Дії Введення в клітинку

Виділити осередок, ввести значення, натиснути Enter

Виділити осередок, ввести значення в поле рядка введення, натиснути Enter

Перехід в режим редагування комірки

Виділити осередок, клацнути по ній мишею

Виділити осередок, натиснути F2

Вихід з режиму редагування осередку

натиснути Enter

Виділити іншу клітинку

Натиснути Escape для скасування виконаних змін осередки

редагування комірки

Відредагувати значення осередки в рядку введення і натиснути

для підтвердження змін

Перейти в режим редагування комірки, змінити значення, натиснути Enter

Способи виділення фрагментів таблиці наведені в табл.4.2 .

Таблиця 4.2. Фрагмент Дії Осередок

Клік миші по комірці

Встановити маркер на осередок за допомогою клавіш управління курсором

Суміжний блок осередків

Утримуючи ліву кнопку миші, перемістити мишу по діагоналі виділяється блоку

Виділити перший осередок блоку. Утримуючи Shift, за допомогою клавіш переміщення курсору перемістити покажчик в останню комірку блоку

Рядок або стовпець Клацання мишею по заголовку рядка або стовпця Суміжні рядки (стовпці) Утримуючи ліву кнопку миші, перемістити мишу по заголовкам виділяються рядків (стовпців) несуміжних змішаний фрагмент Утримуючи Ctrl, послідовно виділяти осередки, блоки осередків, рядки або стовпці Вся таблиця клацання мишею по області виділення всієї таблиці (порожній квадрат на перетині заголовків рядків і стовпців)

Для скасування виділення будь-якого з перерахованих фрагментів мало або клацнути мишею по будь-якому осередку таблиці, або натиснути якусь клавішу управління курсором.

Форматування таблиці дозволяє змінити її зовнішній вигляд, додати і видалити рядки (стовпці), змінити розмір рядків і стовпців. Опис прийомів форматування міститься в табл.4.3 .

Таблиця 4.3. Прийом Дія Вставка рядка (кількох рядків)

Виділити рядок, перед якою потрібно вставити новий рядок.

Вибрати пункт меню Вставка / Нове завдання (Вставка / Ресурс з наступного джерела) або натиснути клавішу Insert. Буде додано стільки порожніх рядків, скільки було виділено

Вибрати пункт контекстного меню виділеного рядка Нови завдання (Новий ресурс)

Видалення рядка (кількох рядків) Виділити видаляються рядки і вибрати пункт меню Правка / Видалити завдання (Видалити ресурс або Видалити рядок) вибрати Видалити завдання (Видалити ресурс або Видалити рядок) з контекстного меню виділених рядків натиснути клавішу Delete Додавання стовпця Виділити стовпець, ліворуч від якого потрібно додати новий стовпець. Вибрати пункт меню Вставка / Стовпець (або Вставити стовпець з контекстного меню виділеної області). У діалозі в поле Ім'я поля вибрати параметр бази даних, значення якого повинно відображатися в стовпці, натиснути Ok Зміна даних, що відображаються в стовпці Виконати подвійне клацання миші по заголовку стовпця. У діалозі змінити вміст поля Ім'я поля і вибрати той параметр бази даних, значення якого повинно відображатися в стовпці Видалення стовпця Виділити стовпець і вибрати пункт меню Правка / Приховати стовпець (або Приховати стовпець з контекстного меню) Переміщення рядка (стовпчика) Виділити рядок (стовпець ). Навести покажчик миші на заголовок рядка (стовпчика). Натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, переміщати горизонтальну (вертикальну) смугу, що позначає нове місце рядка (стовпчика). Відпустити миша Копіювання рядка (кількох рядків) Виділити копіюються рядки. Вибрати пункт меню Правка / Копіювати завдання (Копіювати ресурс, Копіювати рядок). Встановити маркер в рядок, перед якою слід вставити скопійовані рядки і вибрати пункт меню Правка / Вставити Зміна висоти рядка (ширини шпальти) Перемістити за допомогою миші кордон рядки (стовпці) Форматування шрифту Виділити форматується фрагмент таблиці і встановити параметри шрифту за допомогою пункту Формат / Шрифт або за допомогою панелі інструментів Форматування Форматування стилів Вибрати пункт меню Формат / Стилі тексту. У діалозі в поле Змінний елемент вибрати вид завдань, ресурсів або фрагментів вистави, текст яких форматуватиметься, після чого призначити формат шрифту і натиснути Ok

Приклад форматування стилів на діаграмі Ганта зображений на Мал. 4.2 . Тут змінений формат шрифту заголовків рядків і стовпців (напівжирний курсив з підкресленням), віх призначений зелений колір шрифту, фазами - синій, критичним завданням - червоний. Крім тексту таблиці форматування стилів дозволяє змінювати формат деяких фрагментів вистав. так на Мал. 4.2 змінений формат написів на шкалі часу: середній рівень шкали має малиновий колір, а нижній - оливковий (верхній рівень шкали на малюнку не зображений).

Мал.4.2.

Результат формат стилю

4.1.3. Сортування, фільтрація і угруповання таблиць

Сортування таблиці дозволяє впорядкувати її рядки відповідно до значення деякого поля бази даних проекту, в тому числі і поля, не відображеного в таблиці. За замовчуванням таблиці відсортовані за ідентифікатором (поле Ід).

Для сортування призначений пункт меню Проект / Сортування, в якому розкривається підменю, що складається з декількох типових варіантів угруповань, доступних в поточній таблиці. Склад пропонованих варіантів сортування залежить від самої таблиці. Наприклад, таблицю введення даних діаграми Ганта можна сортувати по датах початку і закінчення, за пріоритетом, витрат і ідентифікатором завдань.

У тому випадку, коли серед запропонованих варіантів сортування немає відповідного, в списку варіантів є пункт Сортувати по, за допомогою якого можна виконати багаторівневу сортування, враховуючи значення до трьох полів. Вікно параметрів сортування зображено на Мал. 4.3 . Прапорець Зберігати структуру дозволяє сортувати рядки тільки всередині фаз (якщо він знятий, виконується сортування по всьому проекту). Для скасування результатів сортування потрібно виконати сортування за ідентифікатором або скасувати дію (Правка / Отменить сортування, кнопка на панелі інструментів.

Мал.4.3.

Параметри багаторівневої сортування

Фільтрація таблиці дозволяє відобразити тільки ті рядки, які відповідають завданням або ресурсів, що задовольняє заданій умові. Якщо таблиця містить дані про завдання, то фільтр накладає обмеження на завдання. Якщо ж таблиця є таблицею ресурсів, то обмеження накладаються на ресурси.

Фільтр може бути чотирьох видів:

1. структурний фільтр;
2. автофильтр;
3. зумовлений фільтр;
4. фільтр, визначений користувачем.

Структурний фільтр призначений для відбору завдань за рівнями. Кожна задача характеризується номером рівня (поле Рівень структури бази даних проекту). Завдання, віхи і фази самого верхнього рівня відносяться до рівня 1. Завдання, віхи і фази, які безпосередньо входять до фази рівня 1, мають рівень 2 і т.д. Структурний фільтр дозволяє відобразити в таблиці тільки завдання, що мають номер рівня не нижче зазначеного числа. Наприклад, якщо вказати значення 2, то таблиця буде містити завдання 1 і 2 рівнів.

Структурний фільтр призначається пунктом меню Проект / Структура / Показати. Відкривається список, що складається з номерів рівнів (від 1 до 9) і пункту Все підзадачі. Вибір номера означає установку структурного фільтра, а пункт Усі підзадачі скасовує його дію.

Автофільтр використовується для відбору рядків таблиці за значеннями її стовпців. Для його установки потрібно вибрати Проект / Фільтр / Автофільтр. Повторний вибір цього ж пункту видаляє автофильтр.

Після призначення автофильтра в заголовках стовпців таблиці з'являються кнопки вибору, призначені для введення правила відбору за значеннями стовпчика. Правила відбору можуть бути декількох видів і залежать від поля відбору ( Мал. 4.4 ).

1. Пункт Все. Скасовує фільтрацію по стовпцю.
2. Пункт Умова. Відкриває вікно для введення умови, яким має задовольняти значення стовпця.
3. Список всіх значень, що зустрічаються в стовпці. Встановлює відбір по обраному значенням.
4. Список зумовлених умов, що залежать від конкретного стовпця. Наприклад, для стовпця тривалості завдання автофильтр пропонує варіанти: <= 1 дня,> 1 дня, <= 1 тижня,> 1 тижня, оцінка тривалості.

Пункт Умова відкриває діалог, зображений на Мал. 4.5 . У ньому є можливість сформулювати одне або два умови відбору і зв'язати їх логічними зв'язками і / або. Наприклад, якщо ми хочемо відобразити завдання з тривалістю від 7 до 10 днів, умова відбору потрібно розділити на два, пов'язаних зв'язкою і:

• тривалість більше або дорівнює 7;
• тривалість менше або дорівнює 10.

Вікно умови для автофильтра

Зумовлений фільтр дозволяє залишити умова відбору зі списку умов, визначених розробниками Microsoft Project. Список цих умов залежить від типу оброблюваної таблиці (завдання або ресурси) і знаходиться в пункті меню Проект / Фільтр ( Мал. 4.6 ).

Вибір визначеного фільтра

В меню розміщені не всі, а тільки найбільш часто використовувані фільтри. Повний список виводиться в діалозі, що відкривається вибором пункту Проект / Фільтр / Інші фільтри, який зображений на Мал. 4.7. . Кнопка Застосувати цього діалогу призначає обраний в списку фільтр.

Вікно для вибору інших фільтрів

Для скасування встановленого зумовленого фільтра служить пункт Проект / Фільтр / Всі завдання (Всі ресурси).