[Клякса @ .net] [Інформатика та ІКТ в школі. Комп'ютер на уроках.] [РОЗДІЛ 8 робота в текстовому редакторі MS WORD]

1. 8.1. Правила набору текстових документів
2. 8.2. Стилі і шаблони
3. 8.2.1. Поняття шаблону і стилю документа
4. 8.2.2. Використання стилів
5. 8.2.3. Ієрархічні стилі заголовків. Автоматична генерація змісту
6. 8.2.4. завдання

початок » скарбничка » Попова О. В. »РОЗДІЛ 8 робота в текстовому редакторі MS WORD

Ця глава пишеться з розрахунком на те, що читають, її вже є користувачами ПК, і вміють працювати в одному з найбільш популярних додатків ОС Windows - текстовому редакторі MS Word. Однак переважна більшість освоювало роботу в текстовому редакторі самостійно, і існує ряд типових помилок набору, редагування та форматування текстових документів, які допускають багато користувачів. У нашому курсі по MS Word ми:

1) розглянемо типові помилки користувачів, і пояснимо їх наслідки;

2) навчимося форматувати документи оптимальним способом із застосуванням стилів і шаблонів.

Важливо засвоїти, що робота в текстовому редакторі складається з двох етапів:

• набір і редагування (зміни, що стосуються безпосередньо тексту: вставка, заміна, видалення, переміщення символів, слів, абзаців ...);
• форматування (надання документу виду: параметри шрифту, абзацу, сторінки ...).

Ці етапи чітко розділяються між собою.

Одного разу набраний текст може бути неодноразово надалі переформатовано. Наскільки легко, при необхідності, можна буде змінити вид тексту, залежить від того, наскільки безпомилково він був набраний.

При роботі з даними існує загальне правило: зберігання даних первинно, відображення (зовнішній вигляд) - вдруге. Відображення може бути легко змінена, в разі, коли дані правильно збережені.

І ще одне правило: форматування ніколи не слід робити за допомогою символів, що вводяться з клавіатури. Тобто вирівнювання по центру або відступ абзацу не слід робити за допомогою клавіші "пробіл", відступи по висоті навколо заголовків або початок наступного розділу з нової сторінки не слід робити за допомогою клавіші "Enter", і. т.п. Все форматування в документі повинно здійснюватися за допомогою меню, передбаченого для цієї мети в редакторі MS Word.

Мал. 46. ​​Включення режиму відображення недрукованих знаків на панелі інструментів.

Щоб оцінити, наскільки правильно набраний документ, потрібно подивитися на нього в режимі відображення "недрукованих знаків", або, іншими словами спецсимволов. У цьому режимі відображаються всі символи, що вводяться з клавіатури. Наприклад, пробіл відображається центрованої по вертикалі точкою, а натискання клавіші <Enter> символом .

Режим відображення недрукованих знаків встановлюється на стандартній панелі інструментів MS Word. Робота над документом в режимі, коли недруковані знаки не відображаються - це, багато в чому, робота "наосліп".

Недруковані знаки (спецсимволи) видаляються так само, як і всі інші символи тексту.

Нижче в таблиці наводяться деякі спецсимволи:

Таблиця 16.

Правильно набраний документ, в режимі включених спецсимволов повинен виглядати приблизно так:

Мал. 47. Правильно набраний документ.

На малюнках 48 і 49 наводиться приклад того ж документа, але набраного невірно. В цьому випадку вирівнювання і відступ абзацу виконувалися пробілами, <Enter> натискалася іноді не тільки в кінці абзацу, але і в кінці кожного рядка, вертикальні відступи від заголовків робилися за допомогою пустого абзацу тощо

Найпростіше переформатування документа, показаного на малюнку 48 (в даному випадку була збільшена ширина полів), призводить до небажаного результату (див. Малюнок 49). Якщо при цьому Ви не звикли використовувати режим включених спецсимволов, Ви не зможете зрозуміти, в чому ж причина невідповідності результату переформатування вашим очікуванням.

Мал. 48. Неправильно набраний документ.

Мал. 49. Результат переформатування неправильно набраного документа.

8.1. Правила набору текстових документів

1. Знаки пунктуації. ,:; ... пишуться разом з попереднім і окремо з наступним словом. Інакше можливе перенесення одиночного розділового знака в початок рядка.

Правильно Чи не правильно Процеси збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і розповсюдження інформації. Процеси збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і розповсюдження інформації.

2. Дужки і лапки "приліплюються" до укладеного в них тексту. Інакше можливе перенесення окремої дужки або лапки в початок рядка, або, навпаки, одиночна дужка або лапки можуть залишитися в кінці рядка.

Правильно Чи не правильно Ця інформація буде зберігатися на одному з персональних комп'ютерів в локальній (відомчої) мережі. Ця інформація буде зберігатися на одному з персональних комп'ютерів в локальній (відомчої) мережі.

3. Скорочення типу: І. С. Тургенєв, м.Санкт-Петербург, 2002 г. в тексті правильно писати через нерозривний пробіл <Ctrl> <Shift> <Пробіл>, щоб виключити перенесення окремих частин скорочень на інший рядок.

4. Слід розрізняти і правильно вживати символи тире і дефіс.

• Дефіс замінює символ в слові, і з цієї причини не відділяється пропусками. Наприклад: "людина-амфібія".
• Тире заміняє слово в реченні, і тому відділяється пропусками з двох сторін. Наприклад: "Хліб - усьому голова".

5. Не слід самостійно вставляти в слова символ перенесення (дефіс), для того щоб частина слова перенеслася на наступний рядок. При необхідності можна дозволити в даному документі перенесення слів по складах, змінивши вигляд в пункті меню: Сервіс / Мова / Розстановка переносів.

6. При роботі в MS Word не виникає необхідності ставити підряд більше одного символу "пробіл" ( '') і символу "кінець абзацу" (<Enter>).

• Вирівнювання абзаців (по центру, вправо, вліво, по ширині), відступи "нового рядка", відступи абзацу від поля сторінки на певну величину, відступи між абзацами (в тому числі, коли абзац є заголовком) і межстрочное відстань встановлюються стандартними засобами MS Word . Див. Пункт меню Формат / Абзац.
• Рознесення тексту в кілька колонок - Формат / Колонки.
• Початок наступного тексту з нової сторінки - Вставка / Розрив / Нову сторінку або поєднання клавіш <Ctrl> <Enter>.

7. Ніколи не слід ставити знак "кінець абзацу" (<Enter>) всередині одного логічного абзацу. Якщо необхідно примусово розбити рядок, використовуйте символ "розрив рядка" (<Shift> <Enter>).

8. У списках не слід розставляти нумерацію вручну. При необхідності використовуйте можливості:

• пропустити нумерацію (віджати кнопку нумерації на панелі інструментів);
• почати нумерацію з певного значення, змінити тип і вид списку (Формат / Список);

Мал. 50. Піктограми "Зменшити відступ" і "Збільшити відступ" на панелі інструментів.

• змінити рівень пункту в ієрархічному списку (кнопки: Збільшити відступ і Зменшити відступ на стандартній панелі інструментів.)

9. Нумерація сторінок в документі розставляються автоматично (Вставка / Номера страниц).

• Опціонально можна заборонити виставляння номера на першій сторінці поточного розділу. Розділ - частина документа, яка може мати власні параметри сторінки: орієнтацію, нумерацію, ширину полів і т.п. Щоб виділити розділ використовуйте Вставка / Розрив / Новий розділ з наступної сторінки. Згодом налаштовуючи параметри сторінки, ви можете вказати, що вони повинні бути застосовані тільки до поточного розділу.
• Щоб почати нумерацію сторінок поточного розділу з певного номера, в пункті меню Вставка / Номера сторінок використовуйте кнопку Формат ...

10. Для того щоб вставити в текст виноски використовуйте пункт меню Вставка / Примітки.

11. Символ '.' (Точка) в кінці заголовків не ставиться.

12. Для того щоб автоматично сформувати зміст документа використовуйте розмітку документа стилями. Див. нижче.

13. Таблиці частіше, ніж інші частини документа, піддаються переформатування, зокрема, зміни ширини стовпців. Щоб не виникало проблем при переформатуванні таблиць, слід дотримуватися таких правил:

• Кожен окремий елемент таблиці повинен вводитися в відповідну йому окрему клітинку.

Мал. 51. Форматування таблиць.

Мал. 52. Варіанти установки кордонів осередків в таблиці.

• Межі осередків таблиці можна частково або повністю не відображати при друку документа.
• Якщо елементами осередків є числові дані, то правильніше вирівнювати вміст таких осередків вправо, для того, щоб відразу було видно порядок числа. При цьому кількість знаків після коми повинно бути одним і тим же.

Мал. 53. Варіанти вирівнювання тексту в комірці таблиці.

• Вирівнювання по вертикалі в осередках таблиці виконується без використання символу "Кінець абзацу" (<Enter>). Див. Пункт контекстного меню Вирівнювання в клітинці (клацання правою кнопкою миші на виділеному фрагменті таблиці).
• При необхідності (в складних шапках) використовуйте об'єднання осередків: Таблиця / Об'єднати осередки.

8.2. Стилі і шаблони

Щоб відформатувати абзац або групу знаків тексту певним, чином, необхідно задати цілий ряд параметрів шрифту і абзацу. При великій кількості параметрів надзвичайно складно забезпечити узгоджене форматування однотипних фрагментів документа. Тим більше складно забезпечити узгоджене форматування всіх документів одного типу, а це, як правило, є обов'язковою вимогою при оформленні, скажімо, ділової документації.

Якщо ви все ж ціною великих зусиль домоглися того, що всі документи знаходяться в ідеальному стані, може виникнути потреба змінити оформлення деяких з них, і тоді все доведеться починати спочатку.

Для ефективного форматування тексту документів необхідний інший механізм, і можна в загальних рисах описати принцип його дії. Програма, що реалізує такий механізм, повинна надавати можливість:

14. визначити іменовані типи документів, з якими ви працюєте, наприклад: договір, календарний план, заяву, замовлення, глава книги і т. П .;

15. для кожного з цих типів визначити іменовані типи структурних елементів документа і їх оформлення, наприклад параметри абзацу та шрифту для заголовків різних рівнів, основного тексту, нумерованих і маркованих списків і т. Д.

Тоді, створюючи або оформляючи конкретний документ, досить буде вибрати його тип, а потім вказати тип кожного з його структурних елементів, щоб програма автоматично застосувала до них відповідні параметри форматування. При цьому інформація про форматування елементів різних типів документів повинна зберігатися окремо від самих документів, щоб користувач в будь-який момент міг змінити параметри форматування того чи іншого елемента і щоб заданий їм форматування було автоматично застосовано до всіх документів даного типу.

Ця проста, природна і універсальна схема придумана давно і на практиці довела свою ефективність для найрізноманітніших систем підготовки документів. Застосовується вона і в Word.

8.2.1. Поняття шаблону і стилю документа

Те, що ми назвали типом документів, згідно з термінологією програми Word називається шаблоном, а то, що ми назвали типом структурних елементів документа, в Word називається стилем.

Шаблон документа - це файл з розширенням .dot, в якому містяться набір стилів, а також налаштування меню, панелей інструментів і поєднань клавіш, елементи автотексту і макроси. Шаблон може також включати текст, призначений для вставки в створювані на його основі документи.

Кожен документ Word пов'язаний з певним шаблоном, який вибирається при його створенні, використовується за умовчанням або приєднується до нього пізніше. За замовчуванням нові документи Word грунтуються на шаблоні Normal.dot. Далі ми будемо називати його просто Normal.

Стиль - це іменований набір параметрів форматування, які можна застосувати до вибраного фрагменту тексту. Очевидно, що перелік параметрів, які можна застосувати до конкретного фрагменту тексту, залежить від його типу, тому розрізняють чотири види стилів:

• стиль знака - містить тільки параметри шрифту;
• стиль абзацу - містить повний набір відомостей, необхідних для форматування абзацу, тобто параметри абзацу та параметри шрифту;
• стиль таблиці - містить інформацію про межі таблиці, кольорах тексту її елементів, заливці, вирівнюванні і шрифтах;
• стиль списку - містить відомості про форматування маркірованих або нумерованих списків.

Стилі (тобто їх імена і визначення) зберігаються в файлах документів і шаблонів. При створенні документа в нього копіюється набір стилів з того шаблону, на якому він базується.

Програма Word дає можливість не тільки змінювати, перейменовувати і видаляти стилі, що містяться в документі або шаблоні, але і створювати в ньому нові стилі. Крім того, вона дозволяє копіювати стилі з одного файлу в інший, в тому числі з шаблону в шаблон, з шаблону в документ, з документа в шаблон і з документа в документ.

Якщо створити кілька стилів і застосовувати їх до відповідних елементів при введенні тексту (наприклад, до заголовків застосовується один стиль, а до тексту - інший), то потім, якщо вам раптом знадобиться поміняти шрифт, наприклад, у всіх заголовках, досить буде просто змінити шрифт в налаштуванні відповідного стилю, і заголовки автоматично зміняться по всьому документу.

Приклад. Припустимо, ви створюєте якийсь документ, в якому 53 заголовка. При цьому заголовки повинні бути вирівняні по центру і написані кеглем в 18 пунктів. Припустимо, ви не знаєте, що таке стиль, тому, вводячи кожен заголовок, акуратно відзначаєте його, збільшуєте кегль, а потім вирівнюєте абзац по центру. При 53 заголовках ця велика робота. Після того як ви закінчили, нарешті, цей документ, вас викликає начальник і каже, що з міністерства надійшли нові вказівки: тепер все заголовки в подібних документах повинні бути двадцятим кеглем, і вирівнювати їх потрібно не по центру, а по лівій межі. Якби ви просто спочатку створили стиль під назвою «Тема» (назва особливого значення не має, однак стилі краще все-таки називати так, щоб ви потім здогадалися, для чого вони створені) і при введенні заголовків застосовували саме його, то і введення тексту у вас пішов би швидше (завжди простіше натиснути одну кнопку зі стилем, ніж виставляти кегль, вирівнювання та інші параметри), і після вимоги начальника змінити оформлення всіх 53 заголовків ви, просто виправили б кегль і вирівнювання в стилі «Тема», після чого натиснули б кнопку ОК і у в сем документі всі 53 заголовка миттєво б помінялися.

8.2.2. Використання стилів

Задаються стилі в пункті меню Формат / Стилі і форматування. При цьому в правій частині екрана відкривається додаткова панель налаштувань, за допомогою якої зручно працювати зі стилями. Інший спосіб викликати меню "Стилі і форматування" - натиснути ось таку кнопку на панелі інструментів.

Мал. 54. Відкрите меню "Стилі і форматування.

Тут ви можете змінити налаштування стандартних стилів, а також створити свої власні стилі. Давайте спочатку відредагуємо стиль «Звичайний», який Word за замовчуванням застосовує до всього, що вводиться тексту.

Щоб відредагувати стиль зі списку панелі, потрібно підвести до нього курсор миші і клацнути по правій кнопці. Перед вами з'явиться контекстне меню, представлене на малюнку 57.

Давайте подивимося, що саме означають ці пункти меню:

Виділити все входження - це команда дозволяє виділити в документі все абзаци з даним стилем.

Змінити - налаштувати стиль.

Видалити - видалити стиль (стандартний стиль «Звичайний» видалити не можна, тому в даному прикладі цей пункт недоступний). При видаленні будь-якого іншого стилю до абзацу, в яких він був встановлений, застосовується стиль «Звичайний».

Мал. 55. Перехід до зміни параметрів стилю.

Оновити відповідно до виділеного фрагментом - ви можете виділити якийсь текст, зробити в ньому налаштування шрифту та абзацу, після чого ці настройки застосувати до обраного стилю.

зміна стилю

Натискаємо Змінити, і перед нами з'являється вікно, зображене на рис. 56.

Як бачите, тут можна легко і швидко налаштувати всі основні параметри шрифту та абзацу для даного стилю, використовуючи всі настройки, які розташовані нижче напису «Форматування».

Для більш тонкої настройки можна клацнути по кнопці Формат - через неї здійснюється доступ до повних комплектів налаштувань шрифту, абзацу, мови, рамок і табуляції. Але і, не натискаючи кнопку Формат, можна налаштувати досить велика кількість "гарячих" параметрів. Зверніть також увагу на те, що пишеться під зразком. Там перераховані всі параметри даного стилю.

Мал. 56. Меню форматування параметрів стилю.

Коли ви застосовуєте стиль до абзацу, в ньому змінюються лише ті параметри, які згідно чітко зазначених у в стилі. А що там вказано явно, перераховано під зразком.

Давайте встановимо в стилі «Звичайний» вирівнювання по ширині і зробимо новий рядок - щоб наш текст було зручно читати.

Вирівнювання по ширині включаємо за допомогою відповідної піктограми в цьому вікні, а новий рядок можна виставити тільки через меню Формат / Абзац / Відступи і інтервали / Перший рядок / Відступ.

Тепер зверніть увагу на дві опції внизу вікна: Додати в шаблон і Оновлювати автоматично.

Пункт Додати в шаблон предполагает оновлення налаштування даного стилю в поточному шаблоні (в нашому прікладі - в шаблоні, Який завантажується за замовчуванню) або Додавання даного стилю в шаблон (если его там НЕ Було). Цю опцію можна буде відзначити, якщо ви хочете, щоб у всіх нових документах, заснованих на цьому шаблоні, були присутні дані настройки стилю. Давайте її відзначимо, тому що зроблені нами настройки добре б використовувати і в інших документах. А ось якщо зроблені зміни специфічні для даного документа, тоді цю настройку відзначати не потрібно.

Оновлювати автоматично - включення даної настройки означає, що якщо ви вручну зробите якісь зміни в абзаці, до якого застосовано даний стиль, ці зміни автоматично будуть включені в стиль, що, відповідно, вплине на всі інші абзаци, відмічені цим стилем. Тому даної налаштуванням краще користуватися з обережністю. Ми її зараз включати не будемо.

Далі натискаємо ОК і спостерігаємо, як відразу змінився текст по всьому документу.

Зверніть увагу на те, що в Word за замовчуванням вже міститься набір певних стилів: для звичайного тексту, заголовків і так далі. Як правило, цілком має сенс використовувати саме ці стилі і редагувати саме їх, якщо якісь окремі параметри вас не влаштовують.

Створення нового стилю

Мал. 57. Створення нового стилю - зміни в меню "Властивості".

Тепер давайте подивимося, яким чином створюються нові стилі. Все на тій же панелі "Стилі і форматування" справа натискаємо кнопку Створити стиль. Перед нами з'явиться майже таке ж вікно, як і в разі редагування стилю, проте в ньому, зрозуміло, є певні відмінності.

З настройками шрифту, абзацу та інших параметрів стилю повинно бути все зрозуміло. Зверніть увагу на пункт Стиль (абзацу, знаку, таблиці). Word може розрізняти три види стилів. При цьому в залежності від вибору якісь настройки можуть стати недоступними - наприклад, якщо ви створюєте стиль знака, то будуть недоступними всі параметри, які стосуються абзацу, а якщо вибрати стиль таблиці, то настройки зміняться на елементи, що стосуються лише таблиці. Давайте розглянемо створення стилю абзацу, як найбільш часто використовується.

Тут дуже важливий момент - пункт Заснований на стилі. Справа в тому, що стилі можна вибудовувати в певну ієрархію - це дуже зручно. Наприклад, у вас є стиль «Звичайний», в якому абзац починається з нового рядка, однак в деяких місцях тексту новий рядок потрібно прибрати. В цьому випадку ви створюєте новий стиль з якимось назвою, наприклад «Звичайний без відступу», який заснований на «Звичайному», проте в ньому відсутня абзацний відступ. І цей стиль ви застосовуєте до абзацу, де не потрібна новий рядок. Але головне - якщо вам згодом знадобиться поміняти, наприклад, шрифт у всьому документі, ви просто змініть його в стилі «Звичайний», і тоді він також автоматично зміниться і в стилі «Звичайний без відступу», тому що той заснований на стилі «Звичайний» .

Крім того, засновувати новий стиль на якомусь старому зручно ще і з тієї точки зору, що не потрібно заново виставляти більшість параметрів. Наприклад, якщо ви хочете створити ще один заголовний стиль, то засновуйте його на вже наявному заголовному просто тому, що більшість установок цілком для цього підійдуть.

Пункт Стиль наступного абзацу дозволяє явно задати стиль, який буде виставлений при натисканні клавіші <Enter> після редагування даного абзацу. Це зручно для заголовних стилів, тому що зазвичай заголовок - це тільки один абзац, після якого стиль бажано змінити, наприклад на «Звичайний».

Стилі можна застосовувати до конкретного абзацу (курсор стоїть в будь-якому місці абзацу), до групи абзаців (вони повинні бути виділені) або до конкретного символу (він також повинен бути виділений).

Коли стиль абзацу застосовується не до всього абзацу, а до виділеного символу або групі символів, не всі налаштування стилю можуть бути використані, так як є види оформлення, які застосовуються тільки до абзацу цілком, наприклад вирівнювання, відстань між рядками і так далі. Але для символів (групи символів), наприклад, для виділень в тексті ключових слів, краще використовувати стиль знака, а не стиль абзацу (Word праворуч від назви стилю ставить спеціальну позначку, яка демонструвала б, до чого відноситься даний стиль: до абзацу, знаку або таблиці ).

список стилів

На правій панелі стилів знизу є цікаве меню, що випадає - Показати. У ньому можна вибрати різні режими показу стилів. Справа в тому, що в шаблоні Normal.dot, який Word за замовчуванням завантажує для нових документів, зберігається зовсім не чотири стилю, які нам видно зараз, а набагато більше - кілька десятків. Їх можна побачити, якщо в даному меню вибрати відповідний пункт Усі. Однак з такою кількістю стилів працювати не зручно, тому, після того, як ви виберете звідти потрібний вам стиль і призначите його абзацу, змініть вид показу на Доступне (призначений стиль там теж з'явиться).

Якщо ж ви хочете працювати тільки з уже використовуваними на даний момент стилями і інші вам не потрібні, тоді виберіть пункт Використовувані.

Ну а якщо ви хочете поставити власний набір стилів, тоді виберіть Спеціальне, і вам запропонують відзначити, які саме стилі ви бажаєте бачити у списку.

Корисні поради

• Стилі не обов'язково налаштовувати відразу. Головне - призначати відповідні стилі фрагментами тексту при введенні (звичайного тексту, заголовків, списків, таблиць ...). Точного його налаштувати стилю ви зможете в будь-який момент.
• Якщо ваш документ розмічений стилями, то ви можете майже миттєво змінити зовнішній вигляд будь-якого документа, навіть багатосторінкового.
• Використання стилів заголовків має корисний побічний ефект: ви пояснюєте MS Word структуру вашого документа - він здатний на її основі сформувати автоматичне зміст документа.
• Якщо у вас вже є досить великий текст, набраний без використання стилів, щоб відформатувати його за всіма правилами виділіть весь текст (Ctrl + A), надайте йому стиль «Звичайний» (можна використовувати дію Очистити формат), після чого заново розмітьте текст стилями заголовків - це не складно.
• Існує й інший зручний, спосіб зміни формату стилів: відформатувати фрагмент тексту, а потім, виділивши його, натиснути правою кнопкою миші на імені того стилю, якому потрібно призначити таке форматування, і вибрати команду Оновити відповідно до виділеного фрагментом.
• І все-таки новачкам слід запам'ятати, що правильне використання стилів робить зовсім не потрібною і навіть шкідливою панель інструментів «Форматування» і пункти основного меню Формат / Шрифт і Формат / Абзац. Всі можливості, що надаються цими пунктами необхідні, але настройки шрифтів і абзаців повинні застосовуватися не до виділених фрагментів тексту, а до стилю, яким відзначений текст, що підлягає редагуванню.
• І остання порада: перелік стилів повинен бути Оглянувши для вас, поява в цьому списку кожного нового стилю повинно бути обгрунтовано тим, що дійсно потрібно ввести в текст фрагменти, відформатовані інакше. Наприклад, коли в документі вперше з'являються виділення в тексті абзаців, заведіть новий стиль, на базі стилю «Звичайний», скажімо «Звичайний виділений». Він може бути, скажімо, курсивним. Якщо пізніше ви вирішите, що все виділення повинні бути не курсивними, а напівжирними, то просто поміняйте налаштування форматування у стилю «Звичайний виділений», і одночасно зміниться вид всіх фрагментів документа, позначених цим стилем.

8.2.3. Ієрархічні стилі заголовків. Автоматична генерація змісту

Як автоматично створити зміст текстового документа? Під час введення тексту призначайте всім заголовкам певні стилі. Причому акуратно стежте за ієрархією стилів заголовків в структурі документа. Самостійні заголовки (ні в які інші не вкладені, наприклад: Введення, Глава 1, ... Висновок, Список літератури) є заголовками першого рівня - «Заголовок 1», вкладені в них - заголовками другого рівня - «Заголовок 2» і так далі.

Мал. 58. Меню "Абзац", закладка "Положення на сторінці".

Для визначення рівня заголовка в ієрархії структури документа можна використовувати просте правило: якщо б заголовки в вашому документі нумеровались, то заголовки першого рівня - це ті, які нумеровались б однією цифрою (1.), другого - ті, які нумеровались б двома цифрами (1.1 .), третього - трьома (1.1.1.) і т.д.

Мал. 59. Автоматична нумерація заголовків.

Під час налаштування стилів заголовків завжди корисно встановити опції «не розривати абзац» і «не відривати від наступного» (за заголовком абзацу), щоб не вийшло так, що самотній заголовок залишився в кінці попередньої сторінки. А для заголовків першого рівня - ще й опцію «з нової сторінки», тоді вам не доведеться турбуватися про те, щоб глави починалися з нових сторінок, це буде відбуватися автоматично.

Також дуже корисно використовувати автоматичну нумерацію заголовків. Для цього, при форматуванні стилю заголовка, необхідно вибрати спеціальний заголовки варіант серед багаторівневих списків в пункті Формат / Нумерація.

генерація змісту

Для початку поставте курсор в ту позицію, в якій повинно знаходитися зміст, це може бути або початок, або кінець документа. Тепер викличте меню Вставка / Посилання / Зміст і покажчики закладка Зміст. Відкриється наступне вікно:

Мал. 60. Меню "Зміст і покажчики" закладка "Зміст".

Якщо відзначити опцію Гіперпосилання замість номерів сторінок, то рядки змісту будуть активними: по клацанню миші (утримуючи клавішу Ctrl) програма буде переводити вас на відповідний розділ документа.

Важливий параметр - Рівні. У ньому якраз визначається, скільки рівнів заголовків потрібно відобразити в змісті.

У розділі Формати можна вибрати стиль оформлення змісту: від класичного до вигадливого. При виборі будь-якого виду в зразку зверху вам буде демонструватися, як саме виглядає подібний шаблон змісту.

Після налаштувань параметрів натисніть OK і ви побачите автоматично сформований зміст.

Мал. 61. Оновлення змісту.

Якщо вже після формування змісту вироблялося редагування документа, то щоб зміни відбилися в змісті, слід його оновити. Для цього необхідно навести курсор миші на поле змісту, правою кнопкою викликати контекстне меню і вибрати пункт «Оновити поле». Якщо редагування не зачіпало заголовки, із запропонованого меню досить вибрати «оновити тільки номери сторінок», інакше слід вибрати «оновити повністю».

8.2.4. завдання

1. Абзацом в текстовому редакторі вважається текст:

• має новий рядок (відступ);
• що знаходиться між двома натисканнями Enter;
• що складається з декількох пропозицій, перше з яких має відступ від краю листа (новий рядок).

2. Який тип списків MS Word дозволяє оформляти автоматично?

• маркований;
• нумерований;
• багаторівневий;
• всі перераховані.

3. В процесі редагування тексту змінюються:

• послідовність символів, слів, абзаців;
• розмір і гарнітура шрифту;
• параметри абзацу.

4. Як змусити Word не розривати за словами стійке словосполучення при його перенесення на новий рядок?

• набрати словосполучення без пробілів;
• використовувати нерозривний пропуск замість звичайного;
• замість пробілу використовувати символ підкреслення.

5. У документі присутня широка таблиця, яка не поміщається на стандартну сторінку паперу в книжковій орієнтації. Який оптимальний спосіб надрукувати таку таблицю на аркуші з альбомної орієнтацією, зберігаючи в документі єдину нумерацію сторінок і колонтитули?

• виділити таблицю і надрукувати її окремо;
• розбити документ на три розділи, замовити в кожному розділі свої параметри сторінки і надрукувати весь документ;
• розбити документ на два файли і друкувати кожен файл окремо зі своїми параметрами сторінок.

6. Чи можна не виводити нумерацію тільки на одній сторінці документа?

• можна на будь-якій сторінці;
• можна тільки на першій сторінці кожного розділу;
• нельзя.

Зміст