- Фундаментальний інструмент Excel
- Підрахунок календарних днів
- Сортування даних
- Робота з довгими таблицями
- Набір гарячих клавіш Excel, без яких вам не обійтися
В даний час кількість різних звітів, які готуються усіма підрозділами організацій, неухильно зростає. Дуже часто на підприємствах здійснюється автоматизація звітності на базі різних програмних продуктів (SAP, 1С, ІНТАЛЄВ та інше). Але навіть в тих організаціях, де система «автоматизована», не обходяться без використання Excel. Оскільки в програмних продуктах, які використовуються для автоматизації, закладені загальні принципи побудови звітів, а кожне підприємство - унікальне, складно уніфікувати всю звітність в спеціалізованих програмних продуктах, а іноді - і неможливо це зробити. І в цьому випадку на допомогу приходять електронні таблиці Excel. Вони дозволяють допрацьовувати звіти, подавати інформацію, отриману під час вивантаження з тієї ж 1С, в необхідному вигляді, а іноді і взагалі є основною програмою ведення управлінської та іншої звітності.
Програма Excel є однією з найбільш затребуваних серед базового пакета Microsoft Office. Менеджер з продажу, використовуючи таблиці, системно працює з клієнтами. Секретар веде облік усіх локальних нормативних актів, кореспонденції або готує діаграми на виробничу нараду. Економіст обробляє первинну інформацію і обчислює показники роботи компанії. Електронні таблиці - це найпопулярніша програма, яка використовується співробітниками різних служб і різних напрямків діяльності.
Особливо корисною програма виявляється для працівників фінансово-економічних відділів і бухгалтерії, якщо на неї покладено функції планування і ведення управлінського обліку. Програма Excel для бухгалтера надає можливість консолідації даних, дозволяючи зводити інформацію з декількох файлів в один. Дозволяє вибрати необхідну інформацію, створюючи окремі таблиці, або приховуючи дані у вихідній таблиці. Дозволяє систематизувати наявну інформацію за необхідними ознаками і підбивати підсумки.
Так чи інакше бухгалтерія в Excel стане набагато простіше, якщо освоїти кілька корисних прийомів, які зможуть прискорити роботу з даними. Дізнайтеся, чим може бути корисний excel для бухгалтера в прикладах, які ми підготували. Наступні вправи в Ексель для роботи бухгалтерів виявляться не просто корисними, а просто необхідними.
Фундаментальний інструмент Excel
Крім безпосередніх обов'язків бухгалтеру можуть додати функції з підготовки комерційних пропозицій, розрахунку договірних цін та інше. Для виконання розрахунків необхідно застосовувати різні коефіцієнти і поправки, а також конвертувати ціни. І головне, виконувати всі дії швидко і без шкоди основних обов'язків.
Ексель для бухгалтера допоможе в підготовці основного документа, який можна виконувати на основному аркуші, а додаткові розрахунки на окремих.
Так, перераховуючи курс, в одній комірці можна вказати ціну, у другій курс валюти, а в третій задати формулу перерахунку (= перша осередок * друга група), далі натиснути Enter і отримати ціну в рублях. У першому аркуші в потрібному осередку можна поставити "=", перейти на другий лист і вказати третій осередок з підсумком. Знову натиснути Enter і отримати результат.
Якщо необхідно провести такі розрахунки по великій кількості пунктів, де змінюється тільки ціна, то можна скористатися фундаментальним прийомом Excel - автозаповнення формул, або протягування.
Можливість протягувати формули - одне з базових функцій програми. Вона автоматизує процес підрахунку даних в таблиці, без багаторазового прописування однієї і тієї ж формули. Виконувати протягування формул можна в такий спосіб.
У рядку формул ставимо одно і посилання на осередок з таблиці з вихідними даними (= А3). Після цього отримаємо просто дублювання значення з таблиці. При протягуванні цього осередку вийде копія таблиці з даними, які будуть змінюватися відповідно зі зміною інформації в початковій таблиці. Це приклад протягування осередків без фіксування діапазонів.
Можна закріпити посилання, щоб залишити її незмінною при протягуванні повністю, по рядку або по стовпцю. Фіксування виконується в рядку формул за допомогою знака $. Цей знак ставлять перед тією частиною координат на засланні, яку необхідно зафіксувати:
$ Перед літерою - фіксування по стовпцю - $ С1
$ Перед цифрою - фіксування по рядку - С $ 1
$ Перед літерою і цифрою - повне фіксування осередки - $ З $ 1.
Підрахунок календарних днів
Excel може стати незамінним помічником навіть в таких простих діях, як підрахунок календарних днів. Бухгалтеру необхідно точно знати скільки днів було в тому чи іншому періоді, щоб розрахувати відсотки, розмір пені, неустойки, кредиту тощо.
Якщо це невеликий відрізок часу, то його просто порахувати, скориставшись календарем, але для виконання постійних розрахунків такий формат досить незручний. У таких ситуаціях приходить Excel в допомогу бухгалтеру.
Щоб виконати розрахунки, необхідно виділити три вільних осередки в таблиці. В одну потрібно записати початкову дату, в другу кінцеву, а третю залишити порожній для отримання результатів.
Рекомендація: набирайте дату на цифровий частині клавіатури так: 12/10/2016. Програма сама перетворить введені дані в формат дати і вийде 12.10.2016.
Далі вибираємо третій осередок і тиснемо "Вставити функцію", ви можете знайти її по значку ¶x. Після натискання спливе вікно "Майстер функцій". Зі списку "Категорія" вибираємо "Дата і час", а зі списку "Функція" - "ДНЕЙ360" і натискаємо кнопку Ок. У вікні потрібно вставити значення початкової і кінцевої дати. Для цього потрібно просто клацнути по елементах таблиці з цими датами, а в рядку "Метод" поставити одиницю і натиснути Ок. Якщо підсумкове значення відображено не в числовому форматі, потрібно перевірити формат комірки: натиснути правою кнопкою миші і вибрати з меню "Формат комірки", встановити "Числовий формат" і натиснути Ок.
Ще можна виконати підрахунок днів таким способом: у третій комірці набрати = ДНІВ 360 (В1; В2; 1). У дужках необхідно вказати координати двох перших осередків з датами, а для методу поставити значення одиниці. При розрахунку відсотків за тижні можна отримане кількість днів розділити на 7.
Також до дати можна додавати і віднімати будь-яку кількість днів. Щоб це виконати, потрібно в одному осередку написати дату, у другій розмістити знак рівності, потім клацнути по комірці з датою і набрати "+" або "-" і необхідну кількість днів.
Сортування даних
Дуже зручна функція, яка дозволяє розмістити дані за зростанням / спаданням. Також сортувати дані можна і для упорядкування записів за датою.
Для виконання цієї дії необхідно вибрати область, яка вимагає сортування. Потім можна натиснути кнопку "Сортування по зростанню" в верхньому ряду меню "Дані", її ви знайдете за знаком "АЯ". Ваші дані розмістяться від меншого до більшого по першому виділеному стовпці.
Таблиці Ексель для бухгалтера дозволяють сортувати дані, починаючи з першого виділеного стовпця. Якщо ви виділили осередку зліва направо, то послідовність буде виконана в крайньому лівому стовпчику. Якщо справа наліво, то в правому.
Якщо дані потрібно сортувати за середнім колонки, то можна використовувати меню "Дані" - пункт "Сортування" - "Сортування діапазону". У розділі "Сортувати по" необхідно вибрати стовпець і тип сортування.
Робота з довгими таблицями
Таблиці Excel для бухгалтера - багатофункціональний робочий інструмент, який містить безліч інформації для ведення звітності та виконання поточних розрахунків. При друку таблиці, яка не вміщується на одному аркуші, можна розмістити її "шапку" на кожній окремій сторінці, що полегшить пошук необхідних даних. Для цього потрібно вибрати в меню "Файл" - "Параметри сторінки" і закладку "Лист". Розміщуємо курсор на "Наскрізні рядки" або "Наскрізні стовпці" і в таблиці натискаємо на рядки, які потрібно розмістити на кожному листку.
Також для роботи з такими документами можна використовувати колонтитули. У них зазначають необхідні дані, такі як дата, номери аркушів, ім'я укладача та інше. Налаштування колонтитулів доступна в "Параметрах сторінки" - "Колонтитули". Там доступні готові варіанти розмітки або можливість додавання власного.
Крім корисних прийомів по роботі в Ексель, бухгалтеру необхідно освоїти його гарячі клавіші.
Набір гарячих клавіш Excel, без яких вам не обійтися
Застосування цих поєднань клавіш в Excel прискорить роботу і допоможе у виконанні аналізу даних, побудові графіків і форматуванні таблиць.
- F4 - при введенні формули, регулює тип посилань (відносні, фіксовані). Можна використовувати для повтору останньої дії.
- Shift + F2 - редагування приміток
- Ctrl +; - введення поточної дати (для деяких комп'ютерів Ctrl + Shift + 4)
- Ctrl + '- копіювання значень комірки, що знаходиться над поточною (для деяких комп'ютерів працює комбінація Ctrl + Shift + 2)
- Alt + F8 - відкриття редактора макросів
- Alt + = - підсумовування діапазону комірок, що знаходяться зверху чи зліва від поточної комірки
- Ctrl + Shift + 4 - визначає грошовий формат комірки
- Ctrl + Shift + 7 - установка зовнішнього кордону виділеного діапазону комірок
- Ctrl + Shift + 0 - визначення загального формату комірки
- Ctrl + Shift + F - комбінація відкриває діалогове вікно форматування осередків
- Ctrl + Shift + L - включення / відключення фільтра
- Ctrl + S - збереження файлу (зберігайтеся якомога частіше, щоб не втратити цінні дані).
Використання гарячих клавіш і корисних прийомів в Excel спростять і прискорять вашу роботу тільки за умови того, що ви вже на достатньому рівні володієте цією програмою. Якщо ви хочете підвищити свій рівень і ефективніше використовувати електронні таблиці вести бухгалтерський облік в Ексель, то можете безкоштовно скачати книгу "Еxcel для бухгалтера в прикладах" , В якій приділено увагу питанням повсякденного використання Ексель в бухгалтерії. Книга підійде як новачкам, так і досвідченим користувачам програми, які хочуть підвищити свою кваліфікацію.
Але, цифрові технології не стоять на місці і розробники програмного забезпечення йдуть в ногу з часом і створюють нові версії програми Excel. У зв'язку з цим дані книги можуть бути морально застарілими і не будуть розкривати весь набір функцій і інструментів, якими володіє програма.
Щоб навчитися ефективно працювати в останніх версіях програми Excel, можна скористатися навчальними курсами по Ексель для бухгалтерів в режимі онлайн, наприклад "Excel & фінанси: Повний курс" . Якщо ж ви хочете поетапно вивчити всі можливості цієї програми, то вам підійде курс "Eвтоматізація обліку в Excel , Він розкриває всі можливості програми Ексель для бухгалтера в форматі відеоуроків, які проводить фахівець-практик Фінансової академії "Актив". З усіма курсами по роботі в програмі MS Excel можна ознайомитись на сторінці Eурси Excel для фінансистів / a>
- Фінансовий менеджмент: навчання
- Система фінансового управління і внутрішнього контролю: як впровадити і оцінити ефективність (інтерв'ю)
- Скільки коштує стати висококваліфікованим фінансовим фахівцем?
- Фінансова академія "Актив": міжнародні професійні сертифікації від IPFM
- Бюджетування в Excel