- Реєстрація та обробка документів
- Створення і реєстрація вхідного документа
- Розгляд вхідного документа
- контроль
- Вихідні документи
- журнали реєстрації
- Канцелярія для територіально розподілених компаній
- Гнучка настройка номенклатури справ
- Пошук документів
- Мобільні рішення
Електронна канцелярія входить до складу програми Contentum ECM і дозволяє правильно організувати роботу з електронними документами: рух, реєстрація, зберігання і пошук. За допомогою електронної канцелярії можна контролювати хід виконання доручень, переглядати рішення керівництва, а також швидко знаходити паперові оригінали документів.
Реєстрація та обробка документів
Зареєструвати документ можна в один клік на головній сторінці системи. Реєстрація документа означає створення його реєстраційно-контрольної картки та присвоєння йому реєстраційного номера. Номер генерується автоматично в залежності від місця реєстрації та справи.
Після реєстрації документ починає офіційно існувати в компанії.
Всі зареєстровані документи формують реєстр. У дереві папок можна побачити гілка «Канцелярія», в якій зберігаються всі види документів, розбиті на документопотоки.
В системі Contentum передбачено чотири документопотока: вхідні, вихідні, внутрішні документи та договори.
Створення і реєстрація вхідного документа
Для введення документа в систему необхідно заповнити основні атрибути вхідного документа. До картки документа кріпиться скан паперового документа або завантажується його електронний варіант. Реєстраційний номер присвоюється автоматично. Після чого зареєстрований документ відображається в реєстрі вхідних документів в Канцелярії.
Розгляд вхідного документа
Як правило, після реєстрації вхідний документ потрапляє на етап розгляду для винесення резолюції.
При винесенні резолюції певне відповідальна особа може сформувати список завдань по вхідному документу з призначенням виконавців, доручень і термінів. Поставлені завдання приходять виконавцю з доданим документом і ставляться на контроль.
Також при розгляді документа можна просто створити резолюцію, не ставлячи завдання. При цьому постановку завдань можна делегувати іншій особі.
контроль
Для контролю роботи над вхідними документами існують спеціальні звіти. Звіти дають можливість отримати інформацію про те, які завдання були поставлені по кожному з документів і який статус виконання по кожній з цих завдань. Також можливо переглянути ситуацію в цілому і провести загальну аналітику роботи.
Вихідні документи
Введення в систему вихідних документів практично не відрізняється від введення вхідних документів. Крім стандартного методу завантаження документа, можна створювати його за заздалегідь вкладеному в систему шаблоном. Користувачеві залишається тільки заповнити поля шаблону, які будуть відображені в формі.
Перед реєстрацією вихідний документ потрібно узгодити. В даному випадку, дії користувача мінімальні: документ можна узгодити або відхилити, пояснивши причину.
Основним завданням контролю вихідних документів є є контроль відправки. Рішення такого завдання в системі представлено у вигляді передбаченого реєстру по які відправленим документам.
журнали реєстрації
В "Електронної канцелярії" ведеться журнал реєстрації всіх документів.
Журнал реєстрації є папкою-фільтром, за допомогою якої можна налаштувати практично будь-яку структуру реєстрів документів, необхідну для компанії.
Канцелярія для територіально розподілених компаній
Електронна канцелярія надає можливість працювати з загальними документами і завданнями в єдиній системі, незалежно від територіального розташування учасників процесу. Для організації подібного простору і приведення в порядок документів необхідно створити і налаштувати номенклатуру документообігу за допомогою окремих місць реєстрації, відповідних підрозділах організації, які ведуть незалежний облік документів.
Гнучка настройка номенклатури справ
Налаштування номенклатури справ - створення місць реєстрації, розділів, справ, а також типів документів із зазначенням їх документопотоков.
При необхідності параметри реєстрації документів можуть бути налаштовані дуже гнучко під потреби організації - від найпростіших схем невеликих організацій до складних схем класифікації документів, в яких використовуються перехресні нумерації справ та інші канцелярські складності, характерні для великих організацій.
Пошук документів
Зареєстрований документ в системі завжди можна швидко знайти.
Вся інформація на картці документа структурована і розбита по вкладишів. Для пошуку потрібних документів досить ввести в якості параметрів його реквізити або реквізити реєстраційної картки. Також знайти необхідний документ можна і по штрих-коду: при генерації документів за шаблоном штрих-код автоматично додається на сторінку документа.
Крім того, параметри пошуку можуть бути збережені у форматі фільтра для ще більш зручної роботи з реєстрами.
Мобільні рішення
Працювати з канцелярією можна і незалежно від свого місця розташування. Розроблені мобільні додаток для iPhone Contentum, IPad і смартфонів на базі ОС Android дозволяють істотно економити час при розгляді вхідного потоку задач. Додатки забирають всю нову інформацію з Contentum одним великим пакетом і більше не доводиться чекати завантаження сторінок - вся необхідна інформація для прийняття рішення відображається на екрані.
Крім того, працювати з завданнями можна в режимі оффлайн. При відсутності Інтернету можна приймати рішення по завданнях, погоджувати чи редагувати документи. Будь-які зміни зберігаються і моментально передаються в систему при першому ж підключенні.