- Для чого потрібно вести щоденник
- Навіщо потрібен щоденник:
- Як правильно вести щоденник
- Важливі тези для ведення щоденника:
- Приклади таких планів:
Будь-яка людина рано чи пізно потрапляє в ситуацію, коли планування майбутніх справ стає життєво необхідно. Особливо актуальна тема складання планів для працівників облікових професій, адже терміни здачі регулярних звітів неминуче перетинаються з сімейними планами і особистим життям. Як допомогти бухгалтеру правильно планувати робочий час, не жертвуючи власним дозвіллям, а також корисні поради з ведення щоденника розглянуті в нашій статті.
Для чого потрібно вести щоденник
Планування і ведення списку важливих справ - ціла наука. Популярне зараз напрямок тайм-менеджера вивчає різні прийоми, які полегшують складання планів і контроль над їх виконанням. Спеціальні прийоми дозволять зробити процес ефективним, а також забезпечать результативність щоденного планування.
Навіщо потрібен щоденник:
- Визначення першочергових завдань. Накидавши список справ, можна відразу ж візуально оцінити важливі і відсіяти непотрібні. Крім того, можна відразу ж підрахувати приблизний час на виконання і реальність поставленого завдання.
- Нагадування для регулярно повторюваних планів. Бухгалтеру обов'язково необхідно знати дати здачі всіх звітів, причому планування в поточному місяці повинно враховувати вихідні та неробочі дні, а також можливе перенесення термінів.
- Залишати час для відпочинку. Оцінивши приблизний обсяг щоденних завдань можна виключити можливі переробки або простої. Ваш робочий графік буде максимально оптимізований, що дозволить також приділити час сім'ї і відпочинку.
- Описувати алгоритм складних завдань. Відомо, що будь-яка справа, навіть вимагає максимальної концентрації, можна розділити на кілька етапів. Це дозволить не тільки виконати завдання успішно і швидко, але й не перегоріти професійно.
- Поліпшується мотивація вчинків. Навіть побіжний погляд на список виконаних завдань може підбадьорити і підвищити самооцінку. Крім рутинних завдань виділіть сторінку для особистих досягнень, в яку заносите свої успіхи, нехай вони навіть і здадуться для сторонніх незначними.
- Підвищується працездатність. Виділивши і виконавши найважливіші справи за день, ви встигнете набагато більше, ніж без підказок. Важливо починати роботу з найбільш складних і тривалих проектів, щоб згодом перейти на легкі, а не навпаки. Також професіонали рекомендують починати день з самого неприємного справи (в термінології тайм-менеджера «жаби»). Після його виконання у вас відразу ж підвищитися настрій не тільки тому, що все пройшло вдало, а навіть від усвідомлення, що «жаба» закінчилася і все позаду.
Бажано весь час тримати записну книжку поруч з собою. При необхідності записуйте тут важливу контактну інформацію, зразки документів, посилання на сайти. Зберігши всю необхідну інформацію в одному місці, вам не доведеться витрачати час на пошуки випадково загубилася папірці або торсати колег.
Як правильно вести щоденник
Чітких правил і меж для запису важливих справ краще уникати. Кожній людині зручніше дотримуватися власного бачення планування, навіть якщо мова йде про діловому щоденнику. Зазвичай найбільш продуктивно можна складати плани на місяць, але практикується також ведення обліку на рік і більше. Можна спробувати спочатку заповнювати список термінових і регулярних планів на тиждень-два, після чого розширювати і доповнювати свій список.
Важливі тези для ведення щоденника:
- Для ведення списку важливих планів і завдань використовується будь-який зручний для вас спосіб запису. Це може бути діловий органайзер, електронна записна книжка і навіть шкільний зошит «в клітинку», головне, щоб список завжди був під рукою і регулярно оновлювався.
- Регулярно необхідно звірятися зі своїми планами, викреслювати вже виконані і дописувати нові. Це допоможе звільнити пам'ять для дійсно важливої інформації і не тримати все дати і події в голові. Доведено, що наш мозок (за винятком видатних прикладів: Цезаря або Ейнштейна), одночасно може бути зайнятий обмірковуванням не більше чотирьох-семи завдань. Для сучасного бухгалтера це абсолютно неприйнятно, адже щодня доводиться виконувати безліч різнопланових справ одночасно. Саме тому, перенесення запланованих справ на папір допоможе зосередитися над виконанням роботи, а не її плануванням.
- Обов'язково виставляйте ступінь пріоритетності. Бажано на кожен день встановити одне-два важливий справи (що займають пристойний обсяг часу), а також кілька додаткових. Ведення щоденника допоможе уникнути цейтноту на роботі, а також правильно розподілити час на виконання завдань.
- Без своєчасного контролю, ведення щоденника стає безглуздим. Бажано щодня звірятися зі своїми успіхами, а в разі невиконання ставити позначки про причини і перенесення термінів. Поступово це виробить одну з кращих звичок - доводити все до кінця.
- Планування завтрашнього дня починати сьогодні. Найкраще з вечора складати список справ на завтра, в який можна перенести всі невиконані пункти.
Спеціальні прийоми дозволяють оцінити ваш прогрес в довгостроковій перспективі. Це може бути список планів на місяць або навіть рік вперед, причому не тільки в особистій сфері, але і для професійної діяльності.
Приклади таких планів:
- Список книг для прочитання.
- Курс лекцій або семінарів.
- Вивчити іноземну мову.
- Відвідати певні місця (міста, ресторани, музеї).
- Відвідати далеких родичів або друзів.
- Підвищити свою професійну кваліфікацію.
Разом з виробничими завданнями можна також виділити час і для особистих досягнень. Щоденник - ваш особистий простір, в якому можна відзначати всі важливі для вас дати, планувати відпустку і ставити позначки про дні народження близьких і друзів. Непогано виділити також місце і для загальної інформації, наприклад, записувати список справ на «після роботи», щоденні покупки, зустрічі або поїздки.
Ведення щоденника допомагає розвивати самодисципліну, а також підвищити ефективність вашої професійної діяльності. Для бухгалтера дуже важливо тримати під контролем звітні дати, а також правильно розподіляти робочий час. Це допоможе уникнути авралів, а також приділити належну час сім'ї і відпочинку.